Leichtere Stammdatenpflege mit SAP Business Partner

Wer eine S/4HANA-Transformation angeht, sollte sich schon im Vorfeld mit den neuen Möglichkeiten zur Stammdatenpflege auseinandersetzen. In der „alten“ SAP-Welt wurde einem Business Partner in der gleichnamigen SAP-Lösung eine von zwei Funktionen zugeordnet: Er war entweder Lieferant oder Kunde. So hatte ein Unternehmen, das beispielsweise neue Metallplatten zur Bearbeitung anliefert und das angefallene Altmetall wieder mitnimmt, zwei verschiedene Business-Partner-Rollen in SAP.

S/4HANA konsolidiert diese Rollen und strukturiert sie neu, um die Pflege der Stammdaten weiter zu vereinfachen und zu harmonisieren. Hier kann ein Business Partner Kunde und Lieferant gleichzeitig sein. Die Umstellung auf diese neue Kategorisierung kann und sollte bereits im alten SAP-System erfolgen, damit während und nach der Transformation zu S/4HANA keine Verwirrung entsteht und alle Geschäftspartner mit sämtlichen Rollen korrekt im System erfasst sind.

Einfachere Verfolgbarkeit und Produktänderungen mit SAP Product Versions

Auch um die vorgeschriebene Einführung von Fertigungsversionen (Product Versions) in der „neuen Welt“ können und sollten sich IT-Verantwortliche noch vor der eigentlichen S/4HANA-Transformation kümmern. Fertigungsversionen sorgen durch umfassende Nachverfolgbarkeit zum einen für mehr Transparenz bei Geschäftsprozessen. Zum anderen lassen sich mit ihnen geringfügige Änderungen – wie zum Beispiel der Wechsel eines eingesetzten Bauteils – schnell und unkompliziert erfassen. Vor S/4HANA mussten in SAP in einem solchen Fall extra verschiedene Materialien angelegt werden.

Das Anlegen von Fertigungsversionen ist bei älteren SAP-Systemen nicht zwingend erforderlich. Um die S/4HANA-Transformation jedoch so reibungslos wie möglich zu gestalten, sollten IT-Verantwortliche sie bereits vor dem eigentlichen Umstieg in den alten Architekturen etablieren. Das erleichtert einen nahtlosen Übergang in die neue SAP-Welt.

Security und Berechtigungsmanagement auf den Prüfstand stellen

Eine geplante Transformation zu S/4HANA ist ein guter Anlass, die Security-Maßnahmen rund um die SAP-Landschaft einer genaueren Analyse zu unterziehen. Ein komplexes und gleichzeitig extrem wichtiges Thema ist in diesem Zusammenhang das Berechtigungsmanagement. Denn viele Unternehmen nutzen nicht die von SAP vorgegebenen, sondern individuell erstellte Rollen mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen. Umso wichtiger ist es sicherzustellen, dass man den Überblick über die zahlreichen Rollen und Berechtigungen nicht verliert.

Abhilfe schaffen Lösungen wie die Authorizations Management Suite unseres Partners Xiting. Hier lassen sich entsprechende Rollen auf Basis des Ist-Zustands schon im „alten“ SAP konfigurieren und als Testrollen anlegen. Diese werden vor dem Go-live angepasst und dann einfach übernommen. Parallel dazu empfiehlt sich idealerweise die Einführung eines automatisierten, zeit- und kosteneffizienten Security Monitorings auf Basis von Best Practices.

Parallele Buchführung gemäß internationalen Anforderungen

Controlling und Buchhaltung orientieren sich klassisch an nationalen Rahmenregelungen, in Deutschland beispielsweise am Handelsgesetzbuch (HGB). International aufgestellte Unternehmen sollten ihre Abrechnungen im Sinne einer parallelen Buchführung aber auch an internationale Richtlinien und Vorgaben wie US-GAAP oder den IFRS in der EU anpassen. Das hat unter anderem den Vorteil, dass einer geplanten Expansion in die betreffende Region nicht erst ein langwieriger Angleichungsprozess in der Buchführung vorausgehen muss.

Da diese teils komplexen Prozesse auch in der SAP-Architektur abgebildet werden müssen, ist eine S/4HANA-Transformation ein guter Anlass, um eine solche parallele Buchführung zu implementieren. Wer sein Abrechnungssystem schon vor dem tatsächlichen Umstieg in die neue SAP-Welt rechtzeitig anpasst, spart sich eine Menge Zeit und Nerven.

Unkomplizierte und richtlinienkonforme Archivierung von Stammdaten

Geschäftsrelevante Daten, die in SAP-Systemen erstellt und verwaltet werden, müssen aufgrund rechtlicher Anforderungen mehrere Jahre aufbewahrt werden. Ihre Archivierung führt häufig dazu, dass die entsprechenden SAP-Applikationen immer mehr Speicherplatz benötigen. Das macht sie langsamer, teurer, schwerer zu managen – und bremst zudem eine effiziente Transformation zu S/4HANA.

Deshalb empfiehlt es sich, für eine regelmäßige Archivierung dieser Daten die Public Cloud zu nutzen. Lösungen wie CxLink Archive von Syntax speichern und archivieren Daten aus SAP-Applikationen außerhalb der eigentlichen SAP-Umgebung in der AWS-Cloud. So können Unternehmen die zentral archivierten Daten in unterschiedlichste SAP-Applikationen weltweit einbinden und den Umstieg auf S/4HANA ohne „Karteileichen“ in den Datenbanken bewerkstelligen.

Stressfreier Umzug dank strategischer Roadmap

Egal, ob Brownfield, Selected oder Hybrid – eine S/4HANA-Transformation aus dem aktuellen Ist-Zustand bedeutet immer ein umfangreiches und anspruchsvolles Projekt. Zudem stellt sich die Frage: Ist die S/4HANA Cloud, beispielsweise betrieben auf eine Public Cloud-Plattform, eventuell eine valide Alternative? Es gibt also viel zu beachten und zu analysieren, doch IT-Verantwortliche können sich das Leben mit einer rechtzeitigen und vorausschauenden Roadmap ein wenig einfacher machen. Sie planen gerade Ihre Reise in die neue S/4HANA-Welt? Dann sprechen Sie mit unseren Experten. Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen, welche Maßnahmen heute schon umsetzbar sind, und entwickeln eine individuelle Strategie. Dann können Sie sich vor und während des Umzugs auf die wesentlichen Dinge konzentrieren.

Frage 1: Ist meine S/4HANA Cloud nach einem Update noch voll funktionsfähig?

Einer der Hauptunterschiede zwischen alter On-Premises-Welt und der S/4HANA Cloud betrifft die Update-Zyklen. Während es früher für gewöhnlich einmal pro Quartal ein umfassendes Update gab, baut SAP für die Cloud auf Continuous Delivery (ehemals Continuous Feature Delivery oder CFD). Bei diesem Modell werden neue Funktionen, Schnittstellen, Aktualisierungen der Benutzeroberfläche und andere Updates kontinuierlich und direkt über die S/4HANA Cloud-Plattform bereitgestellt und installiert – unabhängig von starren Release-Zyklen. Doch ganz passé ist das „alte“ System nicht, denn auch auf der S/4HANA Cloud-Plattform werden zwei Mal pro Jahr zu festen Zeiten Updates ausgerollt.

Sind diese Zeitpunkte offiziell bekannt gegeben, sollten Unternehmen schnellstmöglich überprüfen, ob das Update Auswirkungen auf die Funktionsfähigkeit ihrer ERP-Umgebung hat. Denn im Unterschied zur SAP-Aktualisierung im eigenen Rechenzentrum gibt es in der Cloud keinen zeitlichen Aufschub: Das neue Release wird zeitgleich auf der gesamten Plattform ausgerollt. Wer dann erst feststellt, dass seine SAP-Landschaft als „ERP-Rückgrat“ ausfällt, weil sich beispielsweise Drittprogramme über bestimmte Schnittstellen nicht mehr integrieren lassen, hat ein ernstes Problem.

Application Management Services für SAP von einem versierten Dienstleister helfen dabei, dieses Szenario zu vermeiden. Die verantwortlichen SAP-Profis kennen die individuell konfigurierte ERP-Landschaft und gleichen sie mit den Änderungen des anstehenden Release ab. Sollte es dabei zu erwartbaren Komplikationen kommen, weisen sie die IT-Verantwortlichen im Unternehmen rechtzeitig darauf hin. Idealerweise führt das SAP-AMS-Team im Rahmen des Supports zudem noch vor dem Roll-out einen Test durch, um sicherzustellen, dass nach dem Update alles reibungslos funktioniert.

Frage 2: Nutze ich sämtliche Vorteile meiner S/4HANA Cloud?

Eines der Hauptargumente für die S/4HANA Cloud ist – neben Flexibilität und Skalierbarkeit der IT-Infrastruktur – die Verfügbarkeit zahlreicher Plattform-Services. Lösungen wie SAP Process Automation oder Signavio steigern die Effizienz für wiederkehrende Unternehmensprozesse und schaffen so mehr Freiraum für wertschöpfende Aufgaben. Wer SAP in der Public Cloud betreibt, profitiert zudem von zusätzlichen Services. Auf Azure stehen dann Lösungen wie Microsoft Power Automate für RPA bereit und auf AWS beispielsweise Amazon Connect für das Integrieren von SAP CRM- und S/4HANA-Daten in eine Contact Center-Lösung mit einheitlicher Benutzeroberfläche.

Die Cloud bietet also vielfältige Integrationsmöglichkeiten, doch viele Unternehmen nutzen diese oft kaum oder gar nicht. Der Grund ist relativ simpel: Der IT-Abteilung fehlt im aufwendigen Tagesgeschäft meistens schlichtweg die Zeit, sich alle wertschöpfenden Features genauer anzuschauen – egal, ob sie durch Plattformservices oder ein Update bereitgestellt werden. Wer vermeiden möchte, dass diese Effizienzpotenziale ungenutzt bleiben, sollte mit einem Dienstleister für SAP AMS zusammenarbeiten. Denn dieser hat alle Lösungen und Updates im Blick und erkennt ihren Nutzen für die bestehende SAP-Landschaft. So kann er genau sagen, welche Dienste wie eingesetzt werden sollten.

Dazu ein konkretes Beispiel: Ein Update der SAP Digital Manufacturing Cloud (DMC) im Februar umfasste eine Anwendung, mit der sich ein 2D-Bildgrundriss der Produktionsanlage erstellen lässt. Wird dieser Grundriss dann mit dem Line Monitor POD kombiniert, kann die gesamte Fertigung in Echtzeit überwacht, analysiert und gesteuert werden. Eine „Randnotiz“ im gesamten Update, aber potenziell ein großer Schritt in Richtung digitale Produktion – wenn einen der SAP AMS-Partner darauf hinweist.

Starten Sie durch – mit SAP AMS für die S/4HANA Cloud

S/4HANA und die Cloud können als „Perfect Match“ eine solide Basis für die Entwicklung individueller und zukunftsfähiger Geschäftsmodelle bilden. Wer unangenehme Überraschungen beim Betrieb in der Wolke vermeiden möchte, sollte mit einem versierten SAP AMS-Partner wie Syntax zusammenarbeiten. Sprechen Sie mit unseren Experten. Unser Support hilft Ihnen dabei, böse Überraschungen zu vermeiden, und zeigt Ihnen, wie Sie alle Vorteile der S/4HANA Cloud nutzen.

SAP AMS vor und während der S/4HANA-Migration

Die Frage, wer sich in welchem Maße während der S/4HANA-Migration um das aktuelle Produktivsystem kümmert, ist ein elementarer Teil der Migrationsplanung und -vorbereitung. Ziel sollte sein, die Organisation im Ganzen und speziell das Projektteam möglichst wenig aus dem Tritt zu bringen, um sich voll und ganz auf die S/4HANA-Umstellung im Zeit- und Budgetrahmen konzentrieren zu können.

Luft fürs Migrationsprojekt

IT-Abteilungen, die heute schon am Limit arbeiten, können die S/4HANA-Migration nicht neben dem Tagesgeschäft stemmen. Gleichzeitig ist das Know-how der internen Experten elementar wichtig und ein Schlüssel für den Erfolg des Projekts. Zwar holen sich Unternehmen für den S/4HANA-Umstieg meist erfahrene Dienstleister an Bord. Das unternehmensindividuelle Prozesswissen haben jedoch nur die eigenen Leute, zudem bilden sie die Brücke zu den Fachabteilungen.

CIOs müssen also Lösungen finden, die für Entlastung der internen Mannschaft sorgen. Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen? Keine gute Idee. SAP-Erfahrung ist selten und teuer, ganz abgesehen vom administrativen Onboarding-Aufwand. Application Management Services sind die logische Alternative: Sie verschaffen Unternehmen schnell Zugriff auf genau die benötigten Kern-Ressourcen. Sie halten dem Projektteam den Rücken frei und sie lassen sich flexibel anpassen oder enden nach einer gewissen Laufzeit, sobald das Projektvorhaben erfolgreich abgeschlossen und das alte System abgeschaltet ist.

Kapazitätsrisiken abfedern – Outsourcing statt Onboarding

S/4HANA-Migrationsprojekte dauern mindestens mehrere Monate, können sich aber auch über Jahre erstrecken. Das hängt vor allem von der Komplexität der SAP-Landschaft und Unternehmensspezifika ab, zum Beispiel internationale Strukturen und Standorte. Wer in einem solchen Zeithorizont plant, muss sich darauf vorbereiten, dass die IT-Mannschaft nach dem Projekt anders aussieht als vorher. Heißt: Mitarbeiter werden das Unternehmen verlassen, intern neue Positionen einnehmen, in Elternzeit oder Erziehungsurlaub gehen etc.

Unter dem bereits beschriebenen Projektdruck neue IT-Kräfte einzustellen und ausreichend schnell in die Betreuung der SAP-Landschaft einzuarbeiten, ist riskant und angesichts eines wie leer gefegten SAP-Fachkräftemarktes auch utopisch. Denn auf Kapazitäten des unter Hochdruck arbeitenden Migrationsteam lässt sich nicht zugreifen. SAP AMS verschafft auch hier die nötige Flexibilität. Werden mehr Ressourcen benötigt, so kann der Dienstleister diese problemlos zur Verfügung stellen und, wenn es die Lage zulässt, auch wieder abziehen. So sichern die SAP AMS auch in Ausnahmesituationen den Betrieb ab, während die Umstellung unbeeinträchtigt vom Tagesgeschäft weiterläuft.

SAP AMS nach der S/4HANA-Migration

Nach dem Go-live des neuen S/4HANA-Systems beginnt auch für Management, Service und Support ein neues Kapitel. Selbst machen oder einkaufen? Das ist die Gretchenfrage, mit der sich Unternehmen bereits frühzeitig während der Migrationsplanung beschäftigen sollten.

Frisches Know-how und Freiraum für Innovation

Fluktuation und Veränderung im Team geben CIOs die Möglichkeit, die Mannschaft gezielt an aktuelle und künftige Erfordernisse anzupassen. Dafür sind vor allem Kolleginnen und Kollegen gefragt, die Prozesse, Business und IT gleichermaßen verstehen. Was das S/4HANA-Management, die Systempflege und den Anwendersupport angeht, so spricht vieles dafür, diese Aspekte per SAP AMS an einen Dienstleister abzugeben. Zum einen unterscheidet sich SAP S/4HANA in einigen Schlüsselaspekten von allen seinen Vorgängern. Wer bisher mit dem SAP-Management befasst war, ist nicht automatisch geeignet für S/4HANA und braucht zumindest viel Einarbeitung.

Und ohnehin ist ein spezialisierter SAP-AMS-Provider besser in der Lage, den kontinuierlichen Strom an SAP-Innovationen zu beobachten, zu bewerten und zu kanalisieren. Immer neue Funktionen und Add-ons in S/4HANA helfen Unternehmen, ihre SAP-Prozesse laufend zu verbessern. Interne Kräfte tun sich aber beim Tempo, das SAP hier vorlegt, schwer, den Überblick zu behalten. Mit dem Blick auf die SAP-Welten vieler unterschiedlicher Unternehmen sorgen Service Provider dafür, dass kein Innovationspotenzial verloren geht.

Nahtloser Übergang von der Migration zum SAP-Management

Warum es so wichtig ist, die Frage nach dem SAP Application Management bereits ganz am Anfang der S/4HANA-Migration zu stellen? Ganz einfach: Sie hat einen unmittelbaren Einfluss auf die Auswahl des geeigneten Migrationspartners. Denn CIOs, die später das SAP-Management im Ganzen oder einen Teil davon abgeben oder sich zumindest die Möglichkeit offenhalten wollen, wählen einen Anbieter für die Umstellung aus, der ihnen später auch SAP AMS anbieten kann. Ein IT-Dienstleister, der das S/4HANA-Projekt über die gesamte Laufzeit mitgestaltet, begleitet und nicht zuletzt auch dokumentiert, kann nach dem Go-live ohne weitere Einarbeitung direkt ins Application Management einsteigen.

Das alles reduziert Komplexität im ohnehin herausfordernden Migrationsprojekt, sichert Prozesswissen und fördert nicht zuletzt den Know-how-Transfer zwischen externen AMS-Experten und den unternehmenseigenen Consultants beziehungsweise SAP-Administratoren. Hier muss nicht das Unternehmen den neuen AMS-Provider einarbeiten, sondern der AMS-Provider stellt das im Projekt erworbene Wissen direkt im Alltag zur Verfügung. Er beginnt gleich nach der Einführung mit der Arbeit und kann sogar das Coaching von Key Usern und andere Schlüsselfunktionen übernehmen.

Reden wir über SAP S/4HANA und AMS

Die oben beschriebenen Aspekte bilden die Helikoptersicht auf den Zusammenhang von S/4HANA und Application Management Services ab. Wir erleben sie bei einem großen Teil unserer S/4HANA-Migrationen. Aber natürlich gibt es eine Vielzahl an Details zu klären, die Ihr Unternehmen betreffen. Lassen Sie uns darüber sprechen. Nehmen Sie gerne mit unseren AMS- und S/4HANA-Experten Kontakt auf.