Der menschliche Faktor

Hybrid Work bringt zwar viele Vorteile mit sich wie Flexibilität und Skalierbarkeit, jedoch entfällt ein wichtiger Faktor: der persönliche Kontakt. Große Meetings mit internationalen Kollegen werden zur Herausforderung, das zufällige Gespräch auf dem Flur oder in der Kaffeeküche entfällt. Eine Aufgabe der virtuellen Führung ist es, dieses Manko aufzufangen: Eine Führungskraft muss sicherstellen, dass alle Mitarbeiter auch im Remote- oder Hybrid-Work-Modus immer auf dem Laufenden sind – und nicht die Verbindung zu den Unternehmenszielen verlieren. Die Leadership-Rolle ändert sich mit der Distanz: Der Schwerpunkt verschiebt sich von Kontrolle zu Enablement der Mitarbeiter mittels Methoden, Tools und der individuell benötigten Unterstützung.

Vorhandene Tools maximal nutzen

Technologie kann den menschlichen Faktor zwar nicht ersetzen, aber bis zu einem gewissen Grad kompensieren. Virtuelle Führung (oder hybride Führung) wird von unterschiedlichen Microsoft-Office-365-Tools unterstützt, die den Vorteil haben, dass zahlreiche Unternehmen bereits seit Langem Microsoft-Technologie nutzen und benötigte Lizenzen schon vorhanden sind. Die Mitarbeiter werden also in einer „Komfortzone“ abgeholt, in der neue Tools und Funktionen in eine bereits bekannte IT-Welt (z. B. Microsoft Teams) integriert sind.

Ein kompetenter IT-Dienstleister wie Syntax berät Unternehmen bei der Auswahl der richtigen Lösung, indem er vorab klärt, welche speziellen Anforderungen es gibt, welche Tools bereits vorhanden sind und in welcher Reihenfolge die Einführung weiterer Applikationen erfolgen sollte. Die Experten helfen beim Aufbau einer Infrastruktur, in der neue Tools bestmöglich mit angrenzenden Systemen, beispielsweise einer SAP-Lösung für Preisgestaltung, interagieren. Im besten Fall löst ein neues Tool mehrere vorhandene ab und wirkt somit dem IT-Wildwuchs und abteilungsbezogenen Insellösungen entgegen – was gleichfalls die Komplexität für die hybride Führung reduziert.

Kommunikation – das A und O für virtuelle Teamarbeit

Hybrid Work – und damit auch die hybride Führung – erfordert zudem ein angepasstes Mindset. Dazu gehört vor allem, trotz der räumlichen Distanz ein Teamgefühl („das Wir“) aufzubauen, damit alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen. Zusätzlich erschweren oft Unterschiede zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten eine einheitliche Informationskultur. Im Sinne der virtuellen Führung ist es daher wichtig, im Vorfeld Absprachen zu treffen und Prozesse festzulegen, um eine reibungslose Kooperation zu gewährleisten. Entscheidend ist, dass man sich auf bestimmte Kommunikationskanäle für verschiedene Anwendungsfälle einigt (beispielsweise Instant Message, E-Mail oder Videokonferenz) und den Mitarbeitern die dazu passende digitale Kompetenz mitgibt.

Microsoft Power BI für mehr Transparenz

Ein wichtiger Aspekt ist der Austausch zwischen Führung und Mitarbeitern. Bei Remote Work ist es insbesondere erforderlich, Transparenz und Sichtbarkeit herzustellen. Ein automatisiertes Reporting mit Microsoft Power BI sorgt zum Beispiel dafür, dass die Führungskraft jederzeit auf dem Laufenden ist, was gerade in den einzelnen Teams läuft. Dies wirkt der Unsicherheit entgegen, ob Mitarbeiter wirklich produktiv sind, die unter Umständen aufgrund der räumlichen Distanz entsteht.

Microsoft Planner für Koordination und Austausch

Ein nutzerfreundliches Tool für Projektmanagement, das eine einfache Koordination von Aufgaben per Drag & Drop ermöglicht, ist Microsoft Planner. Das Tool ist in Microsoft Teams integriert und Bestandteil der Office-365-Suite. Optionen zum Filtern und zur Erstellung von Tags erleichtern die Selbstorganisation maßgeblich. Das Kanban-Board zeigt auf einen Blick, wer an welchem Projekt arbeitet, so dass sich Kollegen bei ähnlichen Themen austauschen und unterstützen können. Für den Einsatz von Microsoft Planner werden keine extra Lizenzen benötigt, und es gibt keine Systembrüche. Mitarbeiter können sich zum Beispiel zentral aus Microsoft Teams heraus zum Status von Projekten informieren.

Employee Experience: Wertvolle Talente binden

Eine optimale Einbindung aller Mitarbeiter ist eine besondere Herausforderung für die virtuelle Führung. Eine positive Employee Experience ist eine wichtige Voraussetzung, um Teams zusammenzuhalten und zu verhindern, dass remote Arbeitende den Draht zum Unternehmen verlieren – also letztlich, um Talente zu halten. Eine zentrale Plattform stellt sicher, dass alle „on the same page“ sind – egal, ob sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten. Gleichzeitig verhindert ein allgemein akzeptiertes Tool die Entstehung von IT-Parallelwelten.

Microsoft Viva als Enablement Booster

Eine Employee Experience Platform wie Microsoft Viva unterstützt virtuelle Führung, indem sie Teamarbeit mit einer Vielzahl von Modulen (zu Kommunikation, Lernen, Ressourcen und Feedback) abbildet und dafür sorgt, dass jeder Mitarbeiter optimal mit dem Unternehmen vernetzt ist.

Viva-Module Goals und Insights für besseres Alignment

„Goals“ verknüpft einzelne Aufgaben und Projekte mit den übergeordneten Unternehmenszielen (Objectives and Key Results – OKRs). Das schafft Klarheit hinsichtlich der Prioritäten und vermittelt ein Gefühl der eigenen Relevanz für die Erreichung von Zielen. „Insights“ holt Mitarbeiter-Feedback ein und gibt Führungskräften somit einen wertvollen Einblick in die aktuelle Stimmungslage.

Viva – Growth-Module für Wissenserweiterung

„Learning“ stellt in Microsoft Teams und Microsoft 365 integrierte Lernprogramme bereit. Es ermöglicht Social Learning und gemeinsame Trainings für Teams sowie den Austausch von Lerninhalten. „Topics“ dienen dem Knowledge-Management: Mitarbeiter bekommen kontextgebundene Wissensinhalte zu Projekten, Produkten, Kunden und Branchen als „Topic Cards“ in Outlook, Microsoft Teams, SharePoint, Search und anderen Microsoft-365-Anwendungen präsentiert.

Onboarding: Virtuell und trotzdem persönlich

Der „War for Talents“ ist im virtuellen Raum nicht weniger akut. Im Gegenteil: Das Finden und Einbinden von neuen Arbeitskräften werden in einem hybriden Arbeitsumfeld zu einer besonders anspruchsvollen Aufgabe für Führungskräfte. Ein virtuelles Onboarding muss den fehlenden persönlichen Kontakt mit Kollegen und Vorgesetzten ausgleichen, der entscheidend für eine gute Eingewöhnung und langfristige Bindung an das Unternehmen ist. Manager sollten – unabhängig von der räumlichen Distanz – regelmäßig 1:1-Gespräche mit ihren neuen Mitarbeitern suchen. Microsoft beispielsweise stellt zudem einen dedizierten „Onboarding Buddy“ bereit, der sich um neue Kollegen kümmert.

Microsoft Power App für Onboarding Tasks sichert reibungslosen Start

Empfehlenswert ist ein Tool für virtuelles Onboarding, das eine Abbildung der persönlichen Interaktion in automatisierten Prozessen ermöglicht. Eine Microsoft Power App für Onboarding Tasks ermöglicht z. B. das Hinzufügen neuer Kollegen zu Microsoft Teams und die direkte Zuordnung über Azure Active Directory. Jeder Neuling bekommt zudem eine persönliche Begrüßung im Team. Eine App für Ideensammlungen, in der jeder sein Feedback zum Onboarding-Prozess geben kann, stellt sicher, dass dieser sukzessive verbessert wird.

Hybride Führung muss Mensch und Technologie zusammenbringen

Hybride Arbeitsmodelle stellen ganz neue Herausforderungen an Führungskräfte – Leadership as usual funktioniert nicht mehr. Virtuelle Führung muss den steigenden Bedarf an Information, Transparenz und Kommunikation bedienen, der damit einhergeht, dass zumindest ein Teil der Belegschaft remote arbeitet. Das bedeutet die Gratwanderung, eine Umgebung zu schaffen, in der Ergebnisse erzielt werden und sich alle Mitarbeiter gleichermaßen eingebunden und geschätzt fühlen – unabhängig von ihrem aktuellen Arbeitsort. Hybride Führung funktioniert allerdings nur dann, wenn das Management die digitale Kultur vorlebt, die Voraussetzung für eine effiziente Kooperation verteilter Teams ist.

Syntax hilft Unternehmen, eine passende Infrastruktur und entsprechende Methoden aufzubauen, die die Kollaboration in einem hybriden Arbeitsumfeld optimieren. Und sorgt dafür, dass Mitarbeiter abgeholt werden, um zu vermeiden, dass jede Abteilung oder jede Arbeitskraft ihr eigenes „Süppchen“ kocht. Wird ein positives Mindset für das Technologieumfeld geschaffen, lässt sich das volle Potenzial aus Hybrid Work und verteiltem Arbeiten erschließen

Mythos 1: Hybride Arbeit ist ein völlig neues Konzept

Ein oft angeführtes Argument für die zögerliche Umsetzung von Hybrid Work: Man kann nicht erwarten, dass flexible Modelle einfach funktionieren und quasi „über Nacht“ ein völlig neues Konzept der Arbeit implementiert werden kann. Dass dieses Argument in den allermeisten Fällen nicht gilt, zeigt ein Blick in die jüngere Vergangenheit: Hybride Arbeit entwickelte sich in vielen Unternehmen und auch schon vor der Corona-Pandemie als Konzept bereits parallel mit der zunehmenden Digitalisierung des Arbeitsplatzes. Sie war im Hinblick auf die notwendigen technischen Ressourcen und deren Kosten allerdings lange Zeit nur bestimmten Abteilungen oder Mitarbeitenden vorbehalten, beispielsweise dem Außendienst oder dem höheren Management.

Das hat sich (zumindest in technologischer Hinsicht) spätestens mit dem großflächigen Einsatz der Cloud geändert. Moderne Kollaborationslösungen lassen sich als SaaS ganz einfach über einen Browser nutzen. Sie machen Remote Work und damit auch hybride Arbeit einfach und kostengünstig umsetzbar. Die Arbeitnehmenden von heute fordern flexiblere Arbeitsmodelle auch zunehmend von ihrem Arbeitgeber ein, denn die Zeiten, in denen nur Teile der Belegschaft von den Vorzügen profitieren konnten, sind vorbei.

Mythos 2: Hybride Arbeit senkt die Produktivität

Gerade im Zuge der Pandemie trieb viele Verantwortliche die Sorge um, dass die Mitarbeitenden außerhalb der Büroräume weniger motiviert und produktiv arbeiten würden. Dass diese Befürchtung nicht nur unbegründet, sondern sogar das Gegenteil der Fall ist, zeigt die Studie „Future of Work“ des Analystenhauses Gartner aus dem Jahr 2021. Demnach führt eine zunehmende Unabhängigkeit der Belegschaft zu einer höheren Anzahl an Leistungsträgern (High Performers).

Dabei zeigt die Untersuchung: Je flexibler sich die Mitarbeitenden im Rahmen hybrider Arbeitsmodelle bewegen können, desto produktiver werden sie. Voraussetzung für diesen Effekt ist laut Gartner die Umstellung des Führungsstils von einem Büro-basierten auf einen Menschen-zentrierten Ansatz. Wenn Vorgesetzte ihrer Belegschaft nicht nur in Bezug auf Ort und Zeit, sondern auch im Hinblick auf konkrete Aufgaben, Workloads und Teaminteraktion freie Hand lassen, stellen sich mitunter Produktivitätssteigerungen von bis zu 40 Prozent ein. Das zeigt: Bei zukunftsfähigen Modellen für hybride Arbeit sollte nicht das Büro als Arbeitsumgebung im Zentrum stehen, sondern zufriedene Kolleginnen und Kollegen.

Mythos 3: Hybride Arbeit funktioniert für manche Berufe einfach nicht

Keine Frage: Nicht jeder Beruf eignet sich für Hybrid Work, weil manche Tätigkeiten nur direkt vor Ort erledigt werden können. Während sich Bürojobs mit entsprechender technischer Ausstattung auch via Remote Work erledigen lassen, kommt das beispielsweise für Werker in der Fabrik oder das Verkaufspersonal im Einzelhandel nicht infrage. Hier ist Homeoffice zwar keine Option, das heißt allerdings nicht, dass diese Berufsgruppen nicht von einer zunehmenden Digitalisierung der Arbeitswelt profitieren könnten – vor allem im Hinblick auf die Flexibilität.

Ein Beispiel hierfür ist eine App, die für die Mitarbeitenden aller Filialen eines Unternehmens im Einzelhandel als Informations-, Kommunikations- und Kollaborationsplattform dient. Hier lassen sich dann nicht nur flexibel und im direkten Dialog Schichten tauschen, sondern auch Präferenzen angeben: Welche Aufgaben möchte ich am liebsten erledigen und mit wem? Das ersetzt eine Top-down-gesteuerte Entscheidungskultur durch gelebte Teilhabe – zur Freude des Personals.

Auch Fachkräfte wie IT-Außendiensttechniker, die Projekte vor Ort erledigen, wünschen sich oft mehr Flexibilität bei der konkreten Gestaltung ihres Arbeitstags. Wer ihnen beispielsweise freistellt, die Einteilung der Arbeitsstunden pro Tag bei gleichbleibender Wochenarbeitszeit je nach Präferenz selbst vorzunehmen und ihnen die Möglichkeit gibt, alle Aufgaben, die keine Präsenz erfordern, via Remote Work zu erledigen, sorgt ebenfalls für glückliches – und motiviertes – Fachpersonal.

Mythos 4: Onboarding und hybride Arbeit – das passt einfach nicht

Neue Prozesse, neue Aufgaben, neue Kolleginnen und Kollegen: Das erfolgreiche Einarbeiten in einen neuen Job setzt viel Kommunikation und Austausch voraus. Entsprechend groß ist oft die Skepsis, wenn das Onboarding remote vonstattengehen soll. Doch diese Vorbehalte sind meist unbegründet.

Denn auch die nicht-digitale Welt lässt sich mit entsprechenden Konzepten und digitalen Lösungen koordinieren und organisieren. Microsoft beispielsweise gibt Nutzern eine ganze Reihe möglicher Onboarding-Strategien im Umfeld von Hybrid Work an die Hand und liefert mit seiner Employee Experience Platform Viva gleich noch eine entsprechende Lösung mit. Natürlich gilt: Keine zwei Unternehmen sind im Hinblick auf Prozesslandschaft und Belegschaft gleich. Deswegen empfiehlt es sich, für die erfolgreiche Umsetzung von Onboarding-Modellen im Rahmen hybrider Arbeit die entsprechenden Frameworks zu betrachten und dann gezielt individuelle Abläufe zu etablieren und umzusetzen.

Hybrid Work muss nicht kompliziert sein – wenn man es richtig anpackt

Stechuhren waren gestern – die Arbeitnehmenden von heute wünschen sich hybride Arbeitsmodelle für mehr Flexibilität und Eigenverantwortung. Sie wollen nicht nur über das „Wann“ und „Wo“ entscheiden, sondern idealerweise auch über das „Was“, „Wie viel“ und „Mit wem“. Um erfolgreich auf diese Anforderungen einzugehen, müssen sich Unternehmen neben der Nutzung digitaler Lösungen auch auf einen Wechsel hin zu einem neuen Führungsstil einstellen: Erfolgreiche Initiativen für Hybrid Work stellen die individuellen Bedürfnisse in den Mittelpunkt. Wer für zufriedeneres und produktiveres Personal sorgen möchte, sollte sich nicht von vermeintlichen Problemen bremsen lassen, das Projekt positiv angehen – und sich einen versierten Partner an seine Seite holen.

Green IT einfach erklärt

Auch wenn es keine klar umrissene Definition für Green IT gibt, versteht man darunter im Allgemeinen verschiedene Maßnahmen für eine nachhaltigere Nutzung von Informationstechnologie. Zu den Hauptzielen von Unternehmen, die Green IT umsetzen, gehört ein umweltbewussterer Umgang mit natürlichen Ressourcen durch Maßnahmen für eine gesteigerte Effizienz und Effektivität. Das bezieht sich sowohl auf den Einsatz von Endgeräten als auch auf die Verbesserung von Prozessen, weswegen man bei Green IT im Allgemeinen zwei verschiedene Dimensionen unterscheidet, nämlich Hardware und Software.

Zur ersten Kategorie gehört unter anderem ein nachhaltig gestalteter Lebenszyklus, von der Produktion über den tatsächlichen Einsatz bis hin zur Entsorgung. Der zweite Bereich konzentriert sich vor allem auf den Einsatz digitaler Technologien als Basis effizienter gestalteter Abläufe. Hier geht es darum, Daten mithilfe von Analytics, künstlicher Intelligenz und Machine Learning zu analysieren, um vorhandene Potenziale offenzulegen und Möglichkeiten für ihre Nutzung zu finden.

Welche Schritte dabei einen gewichtigen Effekt haben, hängt von verschiedenen Faktoren ab, die so individuell sind wie das Unternehmen, das Green IT umsetzen möchte. Und doch gibt es einige allgemeingültige Ansatzpunkte, die jeder IT-Verantwortliche prüfen kann – und sollte.

Green IT durch energieeffizientere Rechenzentren umsetzen

Ein wichtiger Faktor für Green IT ist die eingesetzte Hardware der zugrunde liegenden IT-Infrastruktur in Rechenzentren, die möglichst wenig Energie verbrauchen soll. Wie gut das funktioniert, lässt sich objektiv an Indizes wie dem PUE-Wert (für Power Usage Effectiveness) ablesen. Dieser gilt als Kenngröße für die Energieeffizienz bei Rechenzentren und beschreibt das Verhältnis der insgesamt im Rechenzentrum verbrauchten Energie (Server, Kühlung, technische Steuerung, Licht, Video-Überwachung) zur benötigten Energieaufnahme der dort betriebenen Rechner. Je mehr sich also dieser PUE- dem Idealwert 1 nähert, desto energieeffizienter ist das Datacenter. Dass das Syntax-eigene Rechenzentrum einen überdurchschnittlich guten PUE-Wert von 1,3 hat, ist dabei unter anderem auf die folgenden Maßnahmen zurückzuführen.

Free Cooling

Die Kühlung von Servern erfolgt für gewöhnlich über elektrische Klimatisierung. Beim Free Cooling wird – bei geeignetem Wetter – die niedrige Außentemperatur genutzt. Diese natürlich kalte Freiluft (daher der Begriff) wird ins Rechenzentrum geleitet und verringert so die Differenz von Innentemperatur zu Zieltemperatur. Das bedeutet weniger Stromverbrauch – und mehr Kosteneffizienz.

Kaltgang-Einhausung

Die nebeneinander angeordneten Serverracks in Rechenzentren erhalten die kühle Luft in den meisten Fällen durch den Unterboden. Eine Einhausung der Server mit Plexiglas verhindert, dass sich diese Luft ineffizient im Raum verteilt. Stattdessen wird sie durch die Ummantelung unmittelbar an die Rechner gebracht.

Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)

Eine USV übernimmt bei einem Ausfall der Hauptstromleitung die Versorgung, bis der Generator anspringt. Sie muss permanent mit Strom versorgt werden, damit die dort verbauten Akkus immer vollgeladen sind. Hier empfehlen sich im Sinne von Green IT spezielle, besonders effiziente Akkus. Sie verlieren während ihrer Lebensdauer weniger Speicherkapazität und haben einen geringeren Leistungsverlust, so dass sie seltener nachgeladen werden müssen.

Neue Klimageräte

Rechenzentren kühlen die warme Luft in Klimaanlagen mittels kalten Wassers herunter. Für mehr Nachhaltigkeit lohnt die Investition in neue Geräte, die weniger Strom benötigen und zudem noch effizienter kühlen. So arbeiten wir in den Syntax-Rechenzentren beispielsweise mit einer höheren Temperatur im Wasservorlauf. Das heißt: Das ins Kühlgerät eingebrachte Wasser muss vorab weniger stark heruntergekühlt werden, weil die Klimaanlagen auch bei höheren Wassertemperaturen die gleiche Kühlleistung erbringen können.

Ein Blick in die Zukunft: Immersionskühlung

Umweltschutz ist ein wichtiges Thema und die (Weiter-)Entwicklung nachhaltiger IT-Infrastrukturen ein fortlaufender Arbeitsprozess. Er lebt von immer neuen Ideen und der Nutzung von Technologien für Green IT, die beim Anschaffen neuer Hardware berücksichtigt werden sollten. So forschen Hersteller permanent an weiteren Verbesserungen, beispielsweise an einer Immersionskühlung für Server, die für noch mehr Effizienz sorgen soll. Die Idee: Die Server befinden sich in einer nicht leitenden Flüssigkeit, die die Elektronik nicht beschädigt und die entstehende Wärme direkt an der Quelle ableitet.

Green IT und Software: Mehr Nachhaltigkeit durch Digitalisierung

Ein effizienter Betrieb der benötigten Hardware ist jedoch nur eine Dimension von Green IT. Genauso wichtig ist der Einsatz digitaler Lösungen, um Unternehmensprozesse nachhaltiger gestalten zu können. Entsprechend einem ganzheitlichen Konzept gehören dazu beispielsweise die Heiz- und Kühlkosten in Büroräumen genauso wie der Ressourcenverbrauch der Produktionsanlagen im Shopfloor. Es geht darum, ineffiziente Abläufe in allen Bereichen zu erkennen und zu verbessern.

Effiziente Datenspeicherung

Je mehr Daten analysiert und verarbeitet werden müssen, desto höher ist der Energieaufwand – Gleiches gilt für die benötigten Speicherkapazitäten. Nachhaltigkeit beginnt also bereits beim Erheben und Sammeln. Möglich wird das mit Edge Devices, die künstliche Intelligenz einsetzen. Sie sortieren, filtern und konsolidieren die Daten mittels entsprechender Logiken dort, wo sie entstehen, und sieben unwichtige Informationen direkt und automatisch aus. Eine Deduplizierung von Daten kann ebenfalls merkliche Effekte auf den Energieverbrauch im Rechenzentrum haben.

Einsatz von grünem Wasserstoff als Energiespeicher

Nehmen wir als Beispiel die oben bereits erwähnte USV. Werden die Akkus dort mit Solarstrom bis zu ihrer maximalen Kapazität aufgeladen, lässt sich der darüber hinaus erzeugte Strom ebenfalls speichern – etwa in Form von Wasserstoff. Das funktioniert mit einem Elektrolyseur, der das Element erzeugt und die chemische Energie speichert. Diese lässt sich anschließend bei Bedarf in einer Brennstoffzelle wieder in Energie umwandeln. Die IT betrifft dieser Prozess insofern, als die Lagerung und der Einsatz des brennbaren Wasserstoffs permanent mit Sensoren überwacht werden müssen.

Vernetzung von IoT-Daten

Richtig eingesetzt helfen kombinierte Nutzungs- und Verbrauchsdaten Unternehmen, Green IT in allen möglichen Bereichen zu etablieren. Wann wird wo am meisten Wasser verbraucht? Wo fällt wann am meisten Müll an? Wer im digitalen Abbild von Prozessen mithilfe entsprechender Analysen Muster ausmacht, kann durch gezielte Anpassungen große Einsparungen erreichen.

Weitere konkrete Beispiele sind die Vernetzung, Orchestrierung und Überwachung von Klimageräten. Hier lassen sich auch bereits eingesetzte ältere Modelle per Retrofitting „smart“ machen, um einen effektiven und effizienteren Gesamtbetrieb über mehrere Bürogebäudekomplexe hinaus zu gewährleisten – für einen optimalen Energieverbrauch.

Wer auf Green IT setzt, handelt nachhaltig – und spart Kosten

Green IT betrifft alle IT-relevanten Bereiche in Unternehmen und reicht von einem effizienteren Betrieb von Hardware über eine Nutzung von Cloud-Hosting bis hin zu digitalen Lösungen für nachhaltigere Prozesse. Die Nutzung von Technologie für klimafreundliche Konzepte ist dabei nicht nur „grün“, also besser für die Umwelt, sondern spart auch Ressourcen und damit Kosten. Doch Green IT ist kein Konzept, das sich von der Stange umsetzen lässt. Zunächst einmal müssen Unternehmen Ziele definieren und vor allem die Ausgangslage analysieren. Die meist aus dem RZ-Betrieb zur Verfügung stehenden Daten liefern dafür die notwendige Grundlage, wenn sie richtig analysiert und verarbeitet werden. Wo und wie genau sich die IT optimieren lässt, hängt von individuellen Faktoren wie Branche, Größe, Prozessstruktur etc. ab. Deshalb sprechen Sie mit unseren Syntax-Experten, und wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen einen maßgeschneiderten Plan für Green IT.

Integration von SAP und Microsoft als Treiber der digitalen Transformation

Als ERP-Rückgrat ist SAP die zentrale Plattform, auf der alle wertschöpfenden Prozesse zusammenlaufen – egal, ob noch eine ältere SAP ERP-Lösung oder schon S/4HANA im Einsatz ist. In dieser Funktion soll und muss das SAP-Backend ein Digitalisierungstreiber im Unternehmen sein. Denn wer die hier festgelegten Prozesse digital optimiert, kann die Effizienz sämtlicher Abläufe in der Supply Chain nachhaltig steigern.

Doch diese Modernisierung hat nur Aussicht auf Erfolg, wenn es gelingt, alte Silostrukturen aufzubrechen und zu überwinden. Ein Beispiel dafür sind die Microsoft- und SAP-Lösungen in Unternehmen. Viele setzen beide Ökosysteme ein, um Business-Prozesse abzubilden und zu steuern – allerdings bisher meist nur „nebeneinander“.

In einem digital denkenden Unternehmen sollten Prozesse aber Ende-zu-Ende gedacht und umgesetzt werden. Damit das auch IT-seitig funktioniert, muss die Integration genutzter SAP- und Microsoft-Technologien in Angriff genommen und müssen alle beteiligten Lösungen miteinander verzahnt werden. Erst dann stellen sich die Vorteile einer digitalisierten Arbeitsumgebung ein.

Nahtlose End-to-End-Unterstützung relevanter Business-Prozesse

Ein wesentlicher Vorteil der Integration von SAP und Microsoft ist die Möglichkeit, Business-Prozesse präziser und unkomplizierter abbilden und steuern zu können. Das gilt für interne als auch für externe, also Endkunden-relevante Abläufe. Hier ist die Integration unter Umständen sogar Basis neuer Produkte und Services.

Interne Prozesse

Oft nutzen Mitarbeiter Microsoft-Lösungen wie Teams oder Outlook als zentrale Arbeitsumgebung. Häufig machen sie hier schon von der Möglichkeit Gebrauch, Daten und/oder Funktionen aus Backend-Systemen wie SAP in die Benutzeroberflächen zu integrieren. Ein wesentlich größerer Vorteil ergibt sich allerdings, wenn Prozesse identifiziert werden können, die sich End to End automatisieren lassen, beispielsweise durch eine Kombination von Microsoft 365, Power Automate und SAP S/4HANA Cloud.

Dazu ein Beispiel: Eine E-Mail mit relevanten Daten und Inhalten für das SAP-System trifft in einem Exchange-Online-Postfach ein. Ohne Benutzerinteraktion lassen sich nun die relevanten Informationen via Power Automate extrahieren und automatisch in das betreffende SAP-Backend transferieren. Das spart Zeit, die in wertschöpfende Aufgaben investiert werden kann.

Externe Prozesse

Auch bei Prozessen mit externen Stakeholdern wie Kunden oder Dienstleistern eröffnet die Integration von SAP mit der Microsoft Cloud große Vorteile. So lassen sich beispielsweise über die Microsoft Power Platform Lösungen entwickeln, die relevante SAP-Daten mit einem auf den Endnutzer zugeschnittenen und intuitiven Interface verknüpfen. Das bedeutet im Ergebnis: neue, digitale Produkte und Services für den Kunden – und damit neue Umsatzmodelle.

Auch dazu ein Beispiel: Wer seinen Kunden ein entsprechendes Power Apps-Portal zur Verfügung stellt, gibt ihnen die Möglichkeit, genau einzusehen, bis wann ein Produkt geliefert wird. Statt zeitaufwendiger Kommunikation mit dem Dienstleister bekommt er die Informationen direkt online aus dem dahinterliegenden SAP-System.

Einsatz neuer Technologien

Gerade beim Betrieb von SAP in der Cloud steht Unternehmen eine Vielzahl an innovativen Cloud-Diensten zur Verfügung, die erst durch eine Integration ihr volles Potenzial entfalten. Werden SAP-Daten mit IoT- und KI-Services zu Komplettlösungen kombiniert, ergeben sich im Idealfall neue Erkenntnisse, die die Wertschöpfung eines Unternehmens optimieren und Abläufe effizienter gestalten.

Das funktioniert aber nur, wenn zwischen Erhebung, Auswertung und dem Umsetzen der Erkenntnisse keine Brüche entstehen. Der Einsatz muss also in einer integrierten Umgebung stattfinden, in der alle beteiligten Systeme direkt miteinander kommunizieren und ineinandergreifen.

Rohdaten etwa, die im Shopfloor via Sensor erhoben werden, bringen erst dann einen Vorteil, wenn sie beispielsweise mithilfe der SAP Business Technology Platform (BTP) zusammengefasst und (vor)verarbeitet werden. Anschließend kommt möglicherweise Microsoft Power BI oder Azure Synapse Analytics zum Einsatz. So werden aus Informationen Erkenntnisse, die sich im Anschluss wieder zurück ins SAP-System spielen lassen – für effizienzsteigernde Maßnahmen mit direkter Auswirkung auf die betroffenen Geschäftsprozesse.

Employee Empowerment durch freie Tool-Auswahl

Ein oft unterschätzter Faktor im Hinblick auf die Mitarbeiterzufriedenheit ist die einfache Abwicklung interner Prozesse in SAP, die nicht direkt das Geschäft mit dem Kunden betreffen. Wer seinen Mitarbeitern an dieser Stelle erlaubt, mit der Benutzeroberfläche zu arbeiten, auf der sich der User auskennt und wohlfühlt, sorgt für eine zufriedene Belegschaft und stellt sicher, dass weniger Zeit für die Bedienung interner Prozesse aufgewendet werden muss.

Wer beispielsweise für seine Reisekostenabrechnung ein SAP-System verwendet, muss zunächst oft einige Hürden nehmen, etwa die Aktivierung eines VPN, die Einarbeitung in den Prozess und die Identifikation der richtigen Stammdaten. Viele Kollegen arbeiten äußerst selten direkt in der nativen SAP-Benutzeroberfläche und müssen sich daher jedes Mal erneut zurechtfinden. Dauert das zu lange, ist das VPN aufgrund eines Time-outs eventuell schon wieder unterbrochen und der Prozess muss komplett neu gestartet werden. So stellt sich schnell Frustration ein.

Ist stattdessen das SAP-Backend in das gewohnte Microsoft-Frontend – und damit in die sowieso geöffnete Anwendung – integriert, kann der Mitarbeiter die Abrechnung bequem über Teams regeln, oder er nutzt einen im Intranet integrierten Chat-Bot, der mit Power Virtual Agents als Teil der Microsoft Power Platform entwickelt wurde und ihn durch die benötigten Schritte führt. Das alles funktioniert dann ohne einen Extra-Login im SAP-System – und spart Zeit und Nerven.

Nutzen Sie die Vorteile einer Integration von SAP und Microsoft

Die oben genannten Vorteile geben nur einen ersten kurzen Eindruck davon, wie die Integration der Technologie-Welten von SAP und Microsoft mehr Effizienz, Flexibilität und Innovation in komplexe Unternehmensprozesse bringt. Es gibt noch unzählige weitere Beispiele, die illustrieren, wie diese Verknüpfung eine erfolgreiche digitale Transformation auf allen Unternehmensebenen vorantreibt. Wie genau Sie in Ihrem Unternehmen dieses Potenzial ausschöpfen können, erklären wir Ihnen gerne. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt mit unseren Experten auf.

Operatives auslagern – Freiräume für Strategisches

Gegenwart und Zukunft gleichzeitig zu bearbeiten, ist für viele IT-Organisationen zu viel auf einmal. Auch weil sich die jeweils notwendigen Qualifikationen sehr unterscheiden. Klassisches Application Management und Entwicklung von Industrial-IoT-Prozessen gemeinsam mit der Fachabteilung sind zwei völlig verschiedene Baustellen und erfordern ganz andere Typen von Mitarbeitern.

Deshalb mein Rat an CIOs in dieser Situation: Lagern Sie so viel wie möglich von Ihrem IT-Betrieb aus – und konzentrieren Sie sich auf die strategisch wichtigen Zukunftsthemen und IT-Trends. Oder ganz plakativ und ein wenig flapsig: Optimize the run to innovate the fun.

Automatisierung vorantreiben

In diesem Zusammenhang steht auch das Thema Automatisierung weit oben auf der Liste der IT-Trends. Über Robotic Process Automation (RPA) lassen sich zum Beispiel im IT-Management viele repetitive, ermüdende und damit fehleranfällige Tätigkeiten einfach automatisieren. Daten von einem System ins andere kopieren, Kontrolle von SAP-Prozessen, Monitoring von Produktionsprozessen, Onboarding neuer Mitarbeiter im System – von all dem können Sie Ihre Mitarbeiter mithilfe von Automatisierung entlasten. Software-Bots erledigen die klar definierbaren, regelbasierten simplen Jobs. Ihre hoch qualifizierten IT-Kräfte kümmern sich um die wirklich wertschöpfenden Aufgaben.

Digital arbeiten – essenziell im New Normal

Der Trend zum digitalen Arbeitsplatz hat schon vor der Corona-Pandemie begonnen. Mit Lockdown und Homeoffice-Pflicht ist er endgültig im Alltag fast aller angekommen, die am Schreibtisch oder auch im Außendienst arbeiten. Das wird bleiben – und die Digitalisierung wird sukzessive auch diejenigen erreichen, die bislang weniger damit zu tun haben: Mitarbeitende in der Produktion, in der Pflege oder im technischen Service – ihre Arbeit lässt sich mit digitalen Services effizienter organisieren, so dass Menschen sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und sie besser zur Geltung bringen können. Es ist die Aufgabe jedes CIOs, das Digitalisierungspotenzial innerhalb der eigenen Organisation herauszuarbeiten und zur Geltung zu bringen. Für das Identifizieren geeigneter Use Cases haben wir bei Syntax übrigens sehr gute Erfahrung mit dem Design-Thinking-Ansatz gemacht. Binden Sie also die Mitarbeiter der Fachabteilungen frühzeitig eng ein.

IT-Organisation an der Zukunft ausrichten

Dafür ist jetzt der richtige Moment, weil die IT mit dem Vormarsch der Cloud ohnehin im Umbruch ist. Aufgabe für die CIOs: Sie müssen ein mittel- und langfristiges Zielbild der veränderten IT-Organisation entwickeln – und einen Mitarbeiterstamm aufbauen, der dazu passt. Wer wissen will, wie die Zukunft aussieht, muss sich einfach nur anschauen, wie es jetzt gerade Start-ups machen. Wer jetzt ein Unternehmen gründet und eine Fabrik auf die grüne Wiese stellt, der wird sicherlich kein eigenes Rechenzentrum einplanen, sondern in die Cloud gehen, und zwar in den meisten Fällen gleich in die Public Cloud. Meine Schlussfolgerung daraus: Dies ist nach heutigem Stand der Technik der Idealzustand. Ein IT-Trend, der bereits Realität ist. Daran sollten sich CIOs orientieren und überlegen, wie sie ihn für ihr Unternehmen erreichen können.

Schlüsseltechnologie Cloud

Hinein in die Cloud – und das damit verbundene Plattform- und Applikationsmanagement an einen Dienstleister des Vertrauens auslagern. Das ist der Weg, auf dem sich CIOs diesem Idealzustand nähern können. Natürlich wird ein etabliertes Unternehmen in Sachen IT nie so agil werden wie ein Start-up, das sämtliche Prozesse über native Cloud-Lösungen abdecken kann. Denn es gibt bei jedem Champion Besonderheiten, die ihn besonders erfolgreich machen, und die nicht dem Standard entsprechen. Das ist aber kein Problem, denn mit der entsprechenden Beratung, mit guter Analyse und Planung lässt sich jede IT-Organisation mithilfe von Cloud-Technologie modernisieren.

Die IT als strategischer Business-Partner und Innovationstreiber

Ist operativer Ballast einmal abgeworfen, bekommt die IT-Organisation den nötigen Spielraum, um Zukunft zu gestalten und aus der Position des Business-Treibers zu agieren. Das ist besonders wichtig: Der CIO und sein Team müssen verstehen, wie das Business funktioniert. Sie müssen nah heran an die Fachabteilungen, sich laufend austauschen. Gleichzeitig sind sie gefordert, die allerneuesten Technologien und IT-Trends zu beobachten und zu scannen, inwieweit diese für die Weiterentwicklung des Unternehmens hilfreich sein können. Mit ausreichend Nähe zum Business – und einer gewissen Distanz, Themen über den aktuellen Standard hinaus zu denken. Dafür braucht der CIO Leute, die seine Vorstellung von der IT-Organisation der Zukunft teilen, die über den Tellerrand hinausschauen und sich für den Wertbeitrag der IT begeistern können.

Personalsuche ist Chefsache

Wenn es darum geht, neue IT-Kollegen fürs Unternehmen zu finden, zu überzeugen und einzustellen, dann müssen der CIO und seine engsten Mitarbeiter ganz vorne stehen. Fußballtrainer und Manager suchen sich auch die Kicker aus, die zu ihrer Spielidee passen, von denen sie wissen, dass nicht nur die technischen und körperlichen, sondern auch die taktischen Fähigkeiten stimmen.

Die Personalsuche und die Weiterentwicklung des IT-Teams werden deshalb zur Chefsache und lassen sich nicht delegieren. Selbst auch mal bei LinkedIn unterwegs sein und nach talentierten potenziellen Mitarbeitern Ausschau halten, in Kontakt treten, sich austauschen, Interesse zeigen – das sind Methoden, mit denen der moderne CIO agieren sollte. Wie Vernetzung ohnehin immer wichtiger wird; mit IT-Kollegen, aber vor allem auch mit Menschen aus Fachbereichen, direkt aus dem Business.

Neugierig auf andere Perspektiven

Ein Aspekt begegnet mir immer wieder, und er zieht sich als roter Faden durch den gesamten Text: Es kommt auf den Blick über den Tellerrand an. IT-Trends frühzeitig erkennen, Impulse aufnehmen, verarbeiten und adaptieren. Ich glaube, der Job des CIO war noch nie so aufregend wie heute. Und nie so anspruchsvoll.

Wie sehen Sie das? Was ist Ihre Perspektive? Ich freue mich auf Feedback, Austausch und Perspektiven über meinen eigenen Tellerrand hinaus.