IT-Trend 1: Low Code und No Code

Low-Code- und No-Code-Plattformen sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine schnelle und erfolgreiche digitale Transformation und werden 2023 noch stärker zum Einsatz kommen. Sie bilden die Grundlage für eine demokratische Softwareentwicklung, an der sich nicht nur IT-Profis, sondern auch die Fachabteilungen aktiv beteiligen. Beschleunigt wird dieser Trend durch das immer breitere Serviceportfolio von Cloudanbietern, die ihren Kunden vorkonfigurierte Module und spezielle visuelle Tools zur Verfügung stellen. So schlagen Unternehmen zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie machen sich unabhängiger von ohnehin rar gesäten IT-Fachkräften und stellen sicher, dass das wertvolle Wissen der Fachbereiche direkt und ohne Umwege in die digitalen Prozesse einfließen kann.

IT-Trend 2: Hyperautomation

Die konsequente Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Technologien wie KI, Machine Learning oder Robotic Process Automation (RPA) für mehr Effizienz wird auch in diesem Jahr weiter voranschreiten. Wer redundante Prozesse von Bots und anderen digitalen Helfern erledigen lässt und den Bedarf an Eingriffen durch Mitarbeitende im Sinne einer Hyperautomation weitgehend reduziert, hat mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Die Cloud ist von dieser Entwicklung gleich in zweifacher Hinsicht betroffen: Zum einen ermöglicht sie die notwendige flexible Bereitstellung entsprechender IT-Lösungen, zum anderen sind Implementierung und Verwaltung dieser Cloudumgebungen oft selbst Gegenstand umfassender Automatisierung – wenn beispielsweise Wartung und Upgrades der Infrastruktur komplett standardisiert stattfinden.

IT-Trend 3: Integration von ERP und Cloud-Services

Viele Unternehmen haben ihre ERP-Systeme bereits in die Cloud migriert, um sich besser und schneller an Marktveränderungen anpassen zu können. Doch infrastrukturelle Vorteile wie Skalierbarkeit und Verfügbarkeit sind nur der erste Schritt. IT-Verantwortliche sollten in diesem Jahr die Integration mit den vielfältigen Plattformdiensten der Cloudanbieter weiter vorantreiben. Die Services und entsprechende gebrauchsfertige Softwarelösungen erleichtern beispielsweise den Einstieg in Technologien wie Data Lakes, IoT oder KI-basierte Analytics. Und Unternehmen gehen dabei wenig Risiko ein: Die Flexibilität der Cloud erlaubt es, mit kleineren Testprojekten zu starten, die Kapazitäten im Erfolgsfall sukzessive zu erweitern – und damit den Grundstein für innovative und zukunftsfähige Projekte zu legen.

IT-Trend 4: Green IT

Dass Green IT auch 2023 im Fokus von CIOs steht, hängt nicht nur mit den gestiegenen Energiekosten zusammen. Aus einer aktuellen Gartner-Umfrage geht hervor, dass 87 Prozent der befragten Führungskräfte in den Jahren 2023 und 2024 aufgrund des Drucks von Kunden, Investoren und Aufsichtsbehörden mit höheren Investitionen in die Nachhaltigkeit rechnen. Die Ansatzpunkte sind vielfältig. Eine Möglichkeit ist ein effizienterer Betrieb von Hardware im eigenen Rechenzentrum durch Maßnahmen wie Kaltgang-Einhausung oder Free Cooling. Gleichzeitig unterstützt Software bei der Beseitigung ineffizienter Prozesse: Wer beispielsweise entsprechende Daten über smarte, IoT-basierte Sensoren erfasst und auswertet, kann intelligente datengestützte Entscheidungen treffen, etwa um die Heizkosten in Büros zu senken oder um die Effizienz von Produktionsanlagen zu steigern.

IT-Trend 5: Cybersecurity aus der Cloud

Die zunehmende Anzahl an Attacken auf geschäftskritische IT-Infrastrukturen zeigt, wie wichtig es ist, in Sachen Cybersecurity immer auf dem neuesten Stand zu sein. Aufgrund des Fachkräftemangels, der den rundum sicheren Betrieb eines eigenen Rechenzentrums immer schwieriger macht, werden Unternehmen zunehmend auf die Cloud setzen. Gerade die Public Cloud wurde im Hinblick auf Sicherheit lange kritisch beäugt, doch die Vorteile für IT-Verantwortliche liegen auf der Hand – und sie umfassen weit mehr als Disaster Recovery. Wer sich einen Managed Security Service Provider (MSSP) an die Seite holt, profitiert von dessen etablierter Sicherheitsstruktur und kann wichtige Aufgaben wie Security Information and Event Management (SIEM), Endpoint Protection oder den 24/7-Betrieb eines Security Operations Center (SOC) auslagern.

Szenario 1: OCR-Lösungen aus der Cloud für den Rechnungseingang

Der Einsatz von automatischer Texterkennung (OCR) zur Digitalisierung eingegangener Rechnungen ist nicht neu. Entsprechende Software, die die Formulare und Belege nach den für die Umsatzsteuer relevanten Feldern wie Bruttobetrag, Nettobetrag, Steuer, Empfängername oder IBAN scannt und dann zur Verarbeitung an das Backend weiterleitet, wird bereits in vielen Unternehmen verwendet. Das Problem: Diese Einzellösungen für OCR funktionieren standardisiert und lassen sich meistens nicht so einfach in bestehende IT-Systeme integrieren. Um den Prozess automatisieren zu können, brauchen Unternehmen kein Programm von der Stange, sondern individuell anpassbare Software.

OCR-Lösungen: Ein Praxisbeispiel

Hier kommen konfigurierbare OCR-Lösungen für Rechnungsverarbeitung aus der Cloud ins Spiel, die sich auf die unternehmensspezifischen Abläufe zuschneiden lassen. Dafür liefern Anbieter wie SAP oder Microsoft einen „Baukasten“, mit dem Unternehmen die benötigten Funktionen als automatisierte Prozesse zusammenstellen können. Dann liest ein entsprechend programmierter Bot auf Basis eines Standard-OCR-Modells über die digitalisierten Formulare und Dokumente, untersucht sie auf die für die Buchhaltung relevanten Felder, erfasst Informationen anhand wiederkehrender Muster und überträgt sie direkt ins Buchhaltungssystem, beispielsweise in SAP.

Fällt ein Dokument durch die dem Bot bekannten Raster, weil er das Format nicht kennt oder eine Handschrift nicht entziffern kann, bekommt der Nutzer eine automatische Benachrichtigung mit der Aufforderung, das Dokument selbst zu überprüfen. Das menschliche Feedback wird dann zurück in das Überprüfungsmodell für die automatisierte Buchhaltung gespielt, um die Erkennung stetig zu verbessern. Ist das Modell entsprechend trainiert, liegt die Fehleranfälligkeit nahezu bei null. Wer hingegen von Hand unzählige Male am Tag 22-stellige IBANs eintippen muss, dem unterlaufen immer mal wieder Zahlendreher. Dem Bot passiert so etwas nicht.

Szenario 2: Kontenpflege für Wareneingang/Rechnungseingang (WE/RE)

Im günstigsten Fall läuft es für die (oftmals noch nicht automatisierte) Buchhaltung beim Wareneingang/Rechnungseingang (WE/RE) folgendermaßen ab: Eine Bestellung wird angeliefert, anschließend wird der Wareneingang vom zuständigen Mitarbeiter auf Basis der Bestelldaten verbucht. Dann registriert der Lagerist im System, dass die – laut Bestellschein angeforderten – fünf Paletten mit Verpackungsmaterial vollständig eingetroffen sind. Später stellt der Lieferant eine Rechnung, auf der Preis und Menge exakt mit den Daten beim Wareneingang übereinstimmen, und der entsprechende Posten kann in SAP ausgeziffert werden. Soweit die Theorie.

In der Realität kommt es jedoch leider oft zu Diskrepanzen: Mal stimmt die Menge nicht, mal der Preis, manchmal sogar beides. Und das hat mitunter ernste Konsequenzen, denn zu spät bemerkte Differenzen können unter anderem Gewinnprognosen verfälschen, also hochgradig geschäftsschädigend sein. Unterschiede zu erkennen und ihnen auf den Grund zu gehen, ist also sehr wichtig – aber auch arbeitsintensiv: Firmen betreiben tagtäglich einen hohen manuellen Aufwand und investieren viel Zeit, um diesen Kontoausgleich wiederherstellen zu können.

WE/RE-Kontenpflege: Ein Praxisbeispiel

Unternehmen wie SAP bieten ihren Kunden oft schon Lösungen wie einen WE/RE-Monitor für einen besseren Überblick. Das ist zwar hilfreich, bestenfalls aber nur ein erster Schritt. In einem idealen Szenario läuft der Prozess im Sinne einer automatisierten Buchhaltung ganz anders ab: Ein RPA-Bot scannt alle relevanten, digitalisierten Dokumente im Hinblick auf Bestellnummer sowie Position und die dazugehörigen Belege und liefert die entsprechenden Daten direkt an das SAP-Backend. Auf dieser Informationsbasis lässt sich dann eine übersichtliche visuelle Darstellung aller aktuell laufenden WE/RE-Vorgänge ausgeben. Kommt zusätzlich noch künstliche Intelligenz dazu, deren Algorithmus bestimmte Muster untersucht, können eventuell vorhandene Unterschiede schnell ermittelt werden. Das erleichtert die Fehlersuche und beschleunigt nötige Korrekturmaßnahmen.

Szenario 3: Automatisches Erkennen von Kontoauszügen

Die elektronische Erfassung von Kontoauszügen ist bereits fester Bestandteil der täglichen Rechnungsverarbeitung, egal, ob die Buchhaltung automatisiert ist oder nicht. SAP hat beispielsweise eine eigene Funktion, mit der sich diese Informationen digitalisieren, auslesen und direkt in das System laden lassen. Auf dieser Basis wird dann individuell konfiguriert, wie die interne Buchung erfolgen soll, also zu welchem Vorgang die eingegangene Bezahlung gehört. Gibt der Kunde beim Überweisungsbetreff alles so an wie gewünscht, funktioniert diese Zuordnung schnell und ohne Probleme.

Doch dieser Optimalfall kommt in der Praxis leider relativ selten vor, und mangelnde oder fehlende Informationen bei der Überweisung sind keine Seltenheit. Gerade wenn es nicht um regelmäßig gestellte Rechnungen geht, kann es immer wieder passieren, dass der Kunde für die Zuordnung wichtige Daten wie Rechnungsnummer oder Kundennummer vergisst oder nicht vollständig angibt. Stimmt dann zusätzlich vielleicht noch der überwiesene Betrag aus irgendeinem Grund nicht mit dem Rechnungsbetrag überein, wird es kompliziert. Dann muss die Buchhaltung in einem aufwendigen Prozess herausfinden, zu welcher gestellten Rechnung der überwiesene Betrag gehört.

Kontoauszugserkennung: Ein Praxisbeispiel

Hier zeigen sich die Vorteile KI-basierter Lösungen für automatisierte Buchhaltung. SAP setzt beispielsweise bereits auf intelligente Algorithmen – und werden diese noch um RPA-Kapazitäten erweitert, steigt die Effizienz beim Abgleich enorm. Dann lassen sich Kontoauszugsdaten ganz einfach und automatisch auslesen, sammeln und anschließend einer (idealerweise möglichst kleinen) Auswahl an noch offenen Rechnungen gegenüberstellen. Die Auswahl der relevanten Dokumente erfolgt dann zum Beispiel anhand des Rechnungsbetrags. Wurden etwa 550,00 € überwiesen, werden alle offenen Rechnungen mit einem Betrag zwischen 450,00 € und 600,00 € genauer geprüft. Der qualitative Abgleich zwischen Kontoauszug und Rechnungen kann dann nach der Automatisierung auch vom Buchhaltungspersonal vorgenommen werden, wichtig ist in erster Linie, die bei der täglichen Anzahl an Rechnungen für den einzelnen Fall relevanten digitalen Dokumente schnell zu finden und miteinander in Beziehung zu setzen.

Automatisierte Buchhaltung mit dem passenden Partner umsetzen

Gerade in Verbindung mit der Cloud bieten Buchhaltungslösungen viele Ansatzpunkte für Automatisierungen, die Mitarbeitenden das Leben einfacher machen können. Es ist aber wichtig zu verstehen, dass das Etablieren entsprechender Mechanismen und Lösungen nicht von heute auf morgen passieren kann. Vielmehr geht es darum, dass Menschen und digitale Helfer zusammenarbeiten, damit das wertvolle Fachwissen der Belegschaft in die Prozesse für eine funktionierende automatisierte Buchhaltung einfließen kann. Damit das erfolgreich funktioniert, sollten sich Unternehmen am besten einen erfahrenen IT-Dienstleister an die Seite holen, mit dem sie gemeinsam maßgeschneiderte IT-Lösungen für ihr Unternehmen entwickeln und umsetzen können. Das spart der Buchhaltungsabteilung dann Zeit, Geld – und Nerven.

Was ist ein digitaler Zwilling?

Auch wenn es keine allgemeingültige Definition des Begriffs gibt, umschreibt ein digitaler Zwilling die virtuelle Abbildung eines real existierenden Objekts. Er basiert auf Daten und Informationen, die an einer zentralen Stelle zusammenlaufen, und bildet so den gesamten Lebenszyklus eines Produkts ab – von Planung und Design über Fertigung und Transport bis hin zur operativen Phase, in der das Asset zur Anwendung kommt. Damit sich dieses lückenlose Gesamtbild ergibt, müssen die Informationen verschiedener Systeme integriert und mit Live-Daten angereichert werden. Modernes Equipment verfügt standardmäßig über entsprechende Technik, alte Anlagen lassen sich im Zuge von Retrofitting entsprechend nachrüsten.

Digitaler Zwilling – Beispiel 1: Predictive Maintenance im eigenen Shopfloor

Ein Fertigungsunternehmen hat mit verschleißbedingten Ausfällen seiner in der Produktion eingesetzten Maschinen zu kämpfen. Die ungeplanten Stopps der Anlage verursachen erhebliche Verzögerungen und kosten bares Geld. Da die Störungen ohne den Einsatz eines digitalen Zwillings kein klares Muster erkennen lassen, setzt man zunächst auf Preventive Maintenance, also dem Austausch bestimmter Teile in einem festgelegten Turnus. Der Nachteil: Bei diesem Konzept werden mitunter auch Teile ausgetauscht, die noch einwandfrei funktionieren. Das vermindert zwar die Ausfälle, ist aber trotzdem ein ineffizienter Einsatz von Ressourcen.

Deswegen entschließen sich die Verantwortlichen, die Maschinen im Shopfloor digital nachzurüsten. So werden nicht nur die verbauten Einzelteile der Anlage dokumentiert und digital gespeichert, sondern auch die wichtigsten Produktionsparameter wie Temperatur, Druck, Materialbeschaffenheit, etc. durch Sensoren erhoben. Hinterlegt werden alle diese Informationen in der SAP Asset Central Foundation. Mit diesem digitalen Zwilling kann das zuständige Fachpersonal jetzt bereits im Voraus erkennen, dass ein bestimmtes Bauteil bald verschlissen ist und einen Produktionsstopp erzwingen wird. Entsprechend wird es im Rahmen einer geplanten Wartungspause dann rechtzeitig ausgetauscht.

Darüber hinaus bildet der digitale Zwilling auch die Grundlage für weiterführende Datenanalysen. Dabei zeigt sich: Ein bestimmtes Kugellager ist besonders anfällig für Verschleiß und musste in den vergangenen 24 Monaten bereits vier Mal getauscht werden. Gehäuft hatten sich die Ausfälle, nachdem ein günstigeres Modell eines anderen Herstellers verbaut wurde. Diese Erkenntnis fließt jetzt im Sinne von „Data to Action“ zurück in das SAP-basierte ERP-System, das den Einkauf anweist, das qualitativ anscheinend minderwertige Bauteil nicht mehr zu bestellen.

Digitaler Zwilling und das Management der Zukunft

Digitaler Zwilling – Beispiel 2: Neue, digitale Servicemodelle

Ein Hersteller von Härtungsöfen möchte seine Geschäftsmodelle um neue, digitale Services erweitern. Diese sollen von erweiterten Wartungsleistungen bis hin zu „Härtung-as-a-Service“ reichen – ein Modell, bei dem der Kunde statt der ausgelieferten Produkte lediglich deren Leistung und Betrieb im Rahmen einer nutzungsbasierten Abrechnung bezahlt.

Voraussetzung für diese neuen Angebote ist die Bereitstellung entsprechender Daten. Einige grundlegende Informationen wie Zeichnungen, Schaltpläne etc. muss der Hersteller als „abgespeckten digitalen Zwilling“ ohnehin pflichtgemäß an den Kunden weitergeben. Das gilt jedoch nicht für kontinuierlich und in Echtzeit erhobene Zahlen, die am Produkt über Sensoren erfasst werden und beispielsweise Auskunft über Temperaturschwankungen oder den Zustand der Brennkammer geben. Auch andere weiterführende Informationen wie animierte CAD-Zeichnungen oder Services für Augmented Reality (AR) gehören nicht zu diesem Standard-Paket.

Wer nach dem Kauf also ein komplettes Bild seines Ofens haben möchte, bestellt beim Hersteller ein entsprechendes Zusatzpaket. Dieser kann mit der Unterstützung von IT-Spezialisten wie Syntax beispielsweise ein Master Date Package auf Basis von des SAP Asset Intelligent Network (AIN) anbieten, das den standardmäßig ausgelieferten digitalen Zwilling erweitert. Bucht der Endkunde dieses Angebot, profitiert er dann beispielsweise von AR-Kapazitäten, die die Werker vor Ort bei fälligen Wartungsarbeiten Schritt für Schritt digital anleiten. Das spart den externen Servicetechniker, Zeit und Geld.

Alle Services für den digitalen Zwilling über eine Plattform

Idealerweise stellt der IT-Dienstleister Hersteller und Kunden darüber hinaus eine zentrale IIoT-Plattform zur Verfügung. Lösungen wie Synsights dienen als Speicherort und ermöglichen neben einer gemeinsamen Sicht auf den digitalen Zwilling auch eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation. So kann der Endkunde bei einem Problem beispielsweise statt einer Mail direkt über die Plattform eine Anfrage stellen, deren Details der Hersteller gleich mit dem betreffenden Produkt in Bezug setzen kann. In einem nächsten Schritt lassen sich dann über eine entsprechende Anwendung sogar Ersatzteile direkt aus dem System heraus bestellen, ohne vorher auf einen Shop zugreifen zu müssen. So verbessert der digitale Zwilling das Serviceerlebnis – und stärkt die Kundenbindung.

Mit Syntax alle Vorteile des digitalen Zwillings nutzen

Der digitale Zwilling ist vielen Verantwortlichen in der Produktion ein Begriff, denn er bringt zahlreiche Vorteile – von der prädiktiven Wartung bis hin zu neuen Geschäftsmodellen, bei denen der Kunde nur noch für den Betrieb bezahlt. Doch nicht alles, was in einer digitalen Fabrik möglich ist, ist auch immer sinnvoll. Deswegen sollten sich Fertigungsunternehmen auf dem Weg zu Industrie 4.0 einen versierten Partner wie Syntax an die Seite holen. Wir erstellen gemeinsam mit Ihnen ein maßgeschneidertes Leistungspaket, das Ihren individuellen Anforderungen am besten entspricht – und runden unser Angebot durch eigene Lösungen wie die IIoT-Plattform Synsights ab.

Ohne Low Code und No Code kein Citizen Developer

In den vergangenen Jahren sind in Unternehmen Bottlenecks in der IT entstanden und gewachsen. Besonders in den Bereichen Softwareentwicklung und Data Science macht sich dieser Notstand bemerkbar. Kleinere, speziellere Anwenderthemen werden daher oft vernachlässigt. Die Lücke bei der Entwicklung fachspezifischer – oder sogar auf den einzelnen Mitarbeiter abgestimmter – Anwendungen kann Citizen Development schließen. In einem Citizen-Development-Projekt entwickeln Anwender, die nicht hauptsächlich in der Softwareprogrammierung tätig sind, selbstständig Lösungen, die tägliche Aufgaben deutlich optimieren können. Der neue Trend wäre überhaupt nicht möglich ohne Low-Code-No-Code-Ansatz. Entsprechende Tools bieten vorgefertigte Bausteine, die auch Mitarbeiter in den Fachabteilungen in die Lage versetzen, eine Applikation zu erstellen oder einen Prozess zu automatisieren. Mit den so entstehenden neuen Lösungen werden Fachanforderungen direkt umgesetzt – ohne den Umweg über die IT. Laut Gartner wird Low Code/No Code in der Anwendungsentwicklung bis 2024 mehr als 65 Prozent ausmachen.

Schritt 1: Richtige Strategie wählen

Der erste Schritt auf dem Weg zu Citizen Development ist eine Planung im Einklang mit der übergreifenden IT-Strategie im Unternehmen. Dafür gilt es vorab, verschiedene Fragen zu klären.

Welches Ziel wird mit Citizen Development verfolgt?

Der Ansatz kann z. B. dazu dienen, Kosten für Entwickler und Software zu sparen oder dazu, die IT-Abteilung zu entlasten. Gleichzeitig sorgt der Anwender selbstständig dafür, dass seine ganz spezifischen Anforderungen umgesetzt werden – ohne Umweg über die IT-Abteilung.

Welches Thema möchte ich hauptsächlich abdecken?

Unternehmen müssen sich entscheiden, ob es vornehmlich um Applikationsentwicklung, Integration oder Automatisierung geht. Dabei sollte auch geklärt werden, welche Fachbereiche einzubinden sind, denn dies kann per „Big Bang“ ausgerollt werden oder nach einem Early-Adopter-Programm erfolgen.

Welches Budget steht zur Verfügung?

Unter Umständen können bereits vorhandene Lösungen und Systeme genutzt werden – und es nicht notwendig, auf der „grünen Wiese“ zu starten. Bei einem nutzerbasierten Lizenzmodell ist unbedingt auch an indirekte Kosten zu denken, die eine Anbindung vorhandener Systeme wie SAP mit sich bringt.

Welche Steuerungsmöglichkeiten sind aus IT-Sicht notwendig?

Hier gilt es zum Beispiel, konkrete Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz zu formulieren.

Schritt 2: Passenden Service Provider finden

Bei der Wahl des passenden Anbieters stellen sich in puncto IT-Support und Schulungen ebenfalls einige Fragen: Was lagere ich an einen Dienstleister aus, und wie viel soll inhouse bleiben? Soll womöglich ein kompletter Geschäftsprozess outgesourct werden? Unternehmen können das Outsourcing auch sukzessive umsetzen und erst einmal mit einem Pilotprojekt starten.

Sinnvoll kann es sein, einen Partner zu wählen, der ein ähnliches IT-Ökosystem hat beziehungsweise einen Technologie-Stack anbietet, der zu den bereits vorhandenen Systemen passt. Besteht eine Präferenz für Microsoft oder SAP? Ebenso sollten die Größe des Partners und die Kultur zum eigenen Unternehmen passen. Ist eine internationale Aufstellung notwendig? Kann der Partner skalieren, wenn erforderlich? Ein „Hidden Champion“ in der Provinz passt eventuell nicht zu einem globalen Multikonzern und umgekehrt.

Schritt 3: Betriebsrat/Governance einbinden

Eine wasserdichte Umsetzung aus Legal-Sicht wird oft vergessen, ist aber ein wichtiger Punkt auf der To-do-Liste bei der Einführung eines Low-Code-No-Code-Tools, das Citizen Development ermöglicht. Die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats ist eine Best Practice in Deutschland, um die Einführung von IT-Systemen zu beschleunigen – spätestens, wenn KI-Komponenten ins Spiel kommen, die besondere Anforderungen an den Datenschutz stellen. Ein ganzheitliches Stakeholdermanagement ist essenziell für eine hohe Akzeptanz gegenüber neuen Tools. Auch im Hinblick auf Governance gibt es einiges zu beachten, wie zum Beispiel, dass nicht jeder Mitarbeiter einen schreibenden Zugriff auf Anwendungstabellen (Stammdaten) bekommen darf. Im Vorfeld müssen Unternehmen festlegen, welcher Citizen Developer was darf und welche Lizenzen dafür nötig sind. Sie müssen Compliance im Sinne von Nachverfolgbarkeit sicherstellen und IT-Sicherheitsaspekte berücksichtigen.

Schritt 4: Breite Nutzerbasis und neue Use Cases schaffen

Die praktische Umsetzung von Citizen Development beginnt damit, eine größtmögliche Anwendergruppe aufzubauen. Citizen Developer sollte es idealerweise in jedem Bereich geben. Das Unternehmen kann beispielsweise einen Hackathon organisieren, um Mitarbeiter dazu zu motivieren, ihre Anforderungen zu benennen und Cases einzureichen, die dann entwickelt werden. Ein ähnlich kreativ-offener Ansatz ist, Ideen zentral zu sammeln und gemeinsam umzusetzen. Unter Umständen ist es sinnvoll, die Anwender eigene Tools erstellen zu lassen. Diese Strategie erzeugt höhere Akzeptanz für das Projekt und erlaubt es, eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten zu identifizieren, die nicht geschäftskritisch sind, aber einen Mehrwert für den einzelnen Mitarbeiter bieten. Ein Manager, der Anhänge aus E-Mails bisher manuell in das SAP-System eingeben musste, könnte die Informationen daraus mit einem selbst entwickelten Tool einfach automatisiert übernehmen lassen. Oder dass eine morgendliche Push-Nachricht an den Mitarbeiter geht, wenn er Bereitschaft hat.

Schritt 5: Enablement der Mitarbeiter

Bei Citizen Development geht es darum, ganz „normale“ Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, technologische Entwicklungen zu realisieren. Mitarbeiter-Enablement kann über ein sogenanntes Center of Excellence oder Center of Expertise (CoE) erfolgen, wo IT-Experten Schulungen für die Fachbereiche durchführen. Das CoE sammelt beziehungsweise beantwortet Fragen – und dient damit als Kommunikationsplattform zwischen Citizen Developers und Unternehmensleitung. Gegebenenfalls reicht es, erst einen Teil der Mitarbeiter zu schulen, die ihr Wissen dann an die Kollegen weitervermitteln.

Schritt 6: Kontinuierliche Optimierung mittels Plattform

Für die zentrale Steuerung von Citizen Development ist eine Plattform notwendig. Sie gibt Einblicke, wie die Abteilungen Low-Code-No-Code-Tools nutzen. Diese Entwicklungsplattform ist zudem die Voraussetzung, dass die Low-Code-No-Code-Lösung läuft, denn diese kann nicht unabhängig von ihrer Entwicklungsumgebung funktionieren – im Gegensatz zu Pro Code. Daher ist es sehr wichtig, einen zukunftssicheren Anbieter zu wählen. Die IT-Abteilung kann über die Plattform erkennen, welche Fortschritte Initiativen machen, welche Applikationen genutzt werden, wo noch Unterstützung notwendig ist. Ein weiterer wichtiger Aspekt der Plattform: Sie kann Schatten-IT verhindern und gewährleisten, dass die in den Fachbereichen entwickelten Lösungen sicher in die gesamte Unternehmens-IT integriert sind.

Syntax hilft bei jedem Schritt

Als IT-Dienstleister kann Syntax in jeder Phase der Umsetzung von Citizen Development als Teil einer umfassenden digitalen Transformation ins Boot geholt werden – je nach Größe und Art des Unternehmens. Wir unterstützen von Zielsetzung und Strategieentwicklung zu Beginn über die Umsetzung von Governance bis hin zur Bereitstellung eines CoE-as-a-Service, inklusive Lösungsentwicklung und Support. Lassen Sie uns mit einem Pilotprojekt anfangen und dann das versteckte Potenzial Ihrer Mitarbeiter zusammen entdecken.

Definition: Predictive Quality

Predictive Quality oder prädiktive Qualitätssicherung beschreibt die kontinuierliche Optimierung der prozess- und produktbezogenen Qualität mittels datengestützter Prognosen – von der Produktionsplanung bis zur prädiktiven Wartung. Man schaut sich relevante Faktoren an, um Aussagen über die künftige Qualität zu machen – und gegebenenfalls Maßnahmen einzuleiten, die diese verbessern. Bisher unbekannte Muster und Zusammenhänge in den Variablen werden mittels Datenanalyse aufgedeckt. Anhand dieser Erkenntnisse und mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning werden Prognosemodelle erstellt, die Wahrscheinlichkeiten zur Prozess- und Produktqualität berechnen.

Neben einer Optimierung eröffnet Predictive Quality sogar neue Geschäftsmodelle. Denn Kunden möchten heute oft nur noch für die tatsächlich erbrachte Leistung zahlen. Gekauft wird dann beispielsweise kein Motor, sondern lediglich die garantierte Umdrehungszahl. Umso wichtiger ist es für den Hersteller, Leistungsabfälle oder gar Ausfälle zu vermeiden.

Predictive Quality vs. Predictive Maintenance – der Unterschied

Es ist nicht einfach, eine ganz klare Trennlinie zwischen Predictive Quality und Predictive Maintenance zu ziehen. Predictive Quality bezieht sich eher auf die Prozesse bei der Herstellung, Predictive Maintenance (als ein Teil von Predictive Quality) auf das ausgelieferte Produkt. Bei der Sicherung der Prozessqualität geht es hauptsächlich darum, Ausschuss zu reduzieren. Bei der prädiktiven Wartung darum, den Ausfall einer Maschine oder eines Gerätes im Einsatz beim Kunden zu vermeiden. Dabei ist es wichtig, vorausschauend zu handeln, aber auch nicht zu früh. Denn der Ausbau einer bestimmten Komponente nach einem definierten Zeitraum (wie bei einem Preventive-Ansatz) ohne konkrete Notwendigkeit verursacht ebenfalls unnötige Kosten.

Diskrete Fertigung vs. nicht diskrete Fertigung

Bei den Definitionen von Predictive Quality ist zu unterscheiden, ob sich ein Produkt im Herstellungsprozess (Shopfloor) oder im Einsatz beim Kunden (Field) befindet. Die datengetriebenen Vorhersagen zur Qualität beziehen sich in der diskreten Fertigung stärker auf Herstellungsprozesse und in der nicht diskreten Fertigung auf das reibungslose Funktionieren eines bereits ausgelieferten Produkts.

In der diskreten Fertigung wird oft mit fortschrittlichen KI- und Machine Learning-Methoden wie Bilderkennung gearbeitet. Diese ermitteln diejenigen Variablen, die Ausschuss fördern. Indem deren Auswirkungen verringert werden, verbessert sich die Qualität der fabrizierten Produkte.

In der nicht diskreten Fertigung, also beim Einsatz des hergestellten Produktes, lassen sich beispielsweise historische Daten nutzen. So können Informationen zu vorangegangenen Regressforderungen herangezogen werden, um Aussagen über potenzielle Ausfälle zu machen.

Umsetzung der Qualitätssicherung

Die Daten für Aussagen zu Predictive Quality sind zum großen Teil vorhanden – sei es durch Sensormessung oder in Form von Dokumentation (beispielsweise aus der Produktnutzung oder als Kunden-Feedback aus Online-Kanälen). Mit diesen Informationen werden Algorithmen trainiert, die dann automatisch Prognosen erstellen. Der datenintensive Prozess erfordert eine sehr hohe Rechenleistung. Eine Cloud-Infrastruktur kann die benötigten Kapazitäten liefern. Über Schnittstellen lassen sich die gewonnenen Erkenntnisse bereitstellen. Intelligente Lösungen erkennen mittels KI und Machine Learning-Methoden Abweichungen vom Standard oder Güteabfälle. Dazu gehören beispielsweise Cloud-Services für Bilderkennung oder Vorhersagemodule in Form von AWS Microservices.

Für die Interpretation der Daten im Rahmen von Predictive Quality sind Experten im Unternehmen entscheidend. Datenanalysten oder Data Scientists passen die Algorithmen und KI-Modelle anhand bisheriger Analyseergebnisse in Form regelmäßiger Feedbackschleifen permanent an. Diese Spezialisten müssen gleichzeitig in der Lage sein, ihre Erkenntnisse so zu kommunizieren, dass sie der Kundendiensttechniker beim Anwender vor Ort in konkrete Handlungen (zum Beispiel Austausch einer bestimmten Komponente) umsetzen kann. Gesucht werden für diese Aufgabe Mitarbeiter, die Datenexpertise mit Industrie-Know-how verbinden. Festzulegen ist vorab zudem, welches Wissen genau benötigt wird, um Handlungsentscheidungen abzuleiten, wie dieses Wissen aufbereitet werden muss und welche Prognosegüte erforderlich ist.

Vorteile von Predictive Quality

Die Analyse von Daten zum Herstellungsprozess oder zum Produkteinsatz bringt zahlreiche übergreifende Vorteile für das gesamte Unternehmen.

• Kostenreduktion: Es wird weniger Ausschuss produziert, Unternehmensressourcen lassen sich einsparen und Rückrufaktionen minimieren. Zudem können Unternehmen Regresskosten und unnötige Wartungen vermeiden.
• Planungssicherheit: Lieferketten werden mit Predictive Quality besser kontrollierbar, robuster und daher weniger anfällig für Unterbrechungen. Darüber hinaus lässt sich der Einsatz von Ressourcen und Rohmaterial optimieren.
• Imageschutz: Renommeeverluste, verursacht durch geringe Qualität oder Ausfälle von Produkten, lassen sich vermeiden.
  Neue Geschäftsmodelle: Der Kunde kauft im Rahmen eines Subskriptionsmodells eine Leistung statt eines Produkts. Die hohe Produktverfügbarkeit dank Predictive Maintenance verschafft dem Anbieter Wettbewerbsvorteile und rechtfertigt entsprechende Preismodelle.
• Rechtssicherheit: Zuverlässige Prognosen schaffen eine sichere Grundlage für Service Level Agreements (SLA). Zudem können Unternehmen Regressforderungen vermeiden.
• Nachhaltigkeit: Kunden achten immer häufiger auf die verantwortliche Haltung eines Anbieters. Optimierte Prozesse bilden die Grundlage für eine ressourcenschonende Herstellung von Produkten und eine Minimierung von Ausschuss.
• Kundenzufriedenheit: Gerade mit dem Feedback von Käufern zum Produkt lässt sich dieses sukzessive verbessern und an Kundenerwartungen anpassen.

Beispielszenario: Ausschussprognosen in Produktionsketten

Ein Hersteller von Autolampen hat sich zum Ziel gesetzt, in der Phase der Produktherstellung seinen Ausschuss zu minimieren und die Prozessrobustheit zu steigern. Dies lässt sich im Sinne von Predictive Quality durch das Training und die Anwendung von Prognosemodellen erreichen, die optimale Prozessparameter ermitteln. Das Unternehmen wertet Daten zu Produkten und Prozessen entlang der Fertigungslinie aus, die in großem Umfang über das MES bereitstehen. Auf Basis der MES-Daten der gesamten Fertigungskette wird ein prädiktives Grey-Box Modell trainiert. Ein Prognosemodell macht Vorhersagen zu Ausschussteilen im letzten Prozessschritt der Fertigungskette, denn dort entstehen besonders hohe Kosten. Mit diesem Modell lassen sich die Hauptfaktoren für die Ausschussrate identifizieren und erste Handlungsempfehlungen ableiten, um diese zu senken.

Beispielszenario: Digitales Assistenzsystem in der prädiktiven Wartung

Ein Hersteller will Wartungen für seine Geräte im Feld optimieren, indem das Risiko für Fehldiagnosen gesenkt wird. Das Unternehmen setzt dafür ein datengetriebenes, kontinuierlich lernendes Assistenzsystem (Digital Diagnosis Assistent, DDA) ein. Dieses gibt Entscheidungsunterstützung, um die Wahrscheinlichkeit eines unnötigen Austauschs von Komponenten oder Geräten zu verringern. Gleichzeitig wird damit – unabhängig vom Erfahrungswissen des Technikers – die Erst-Erledigungsquote erhöht.

Das Assistentensystem wird dazu mit historischen Daten vorangegangener Einsätze trainiert. Zudem fließt die Analyse unterschiedlicher Daten zum aktuellen Fall (direkte Beobachtungen, Fehlercode des Geräts, Auftragsannahme im Servicecenter) in die Bewertung der Situation vor Ort ein. Der Techniker bekommt eine Vorschlagsliste mit Aussagen zur Wahrscheinlichkeit, dass ein Komponententausch den gewünschten Effekt bringt – und kann sich für den meistversprechenden entscheiden.

Die Zielgenauigkeit der Prognose mit DDA lässt sich signifikant steigern im Vergleich zu Technikern ohne DDA. Die nächste Stufe der Prädiktion ist die Fehlervermeidung. Durch eine Analyse des kontinuierlichen Datenstroms zwischen Endgerät und Assistenzsystem werden Empfehlungen für einen Komponentenaustausch oder ein Softwareupdate ermöglicht, bevor das Gerät ausfällt.

Predictive Quality als Wettbewerbsvorteil

Qualitätsmanagement ist ein wichtiger Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen. Heutzutage reicht es jedoch nicht mehr, in die Vergangenheit zu schauen. Stattdessen werden Datenanalysen benötigt, die zeigen, was passieren könnte, um Kosten und einen möglichen Imageschaden abzuwenden. Prädiktive Qualitätssicherung ist daher ein Wettbewerbsvorteil, den Hersteller nutzen sollten. Ein IT-Dienstleister kann dabei helfen – einerseits über die Bereitstellung einer Cloud-Infrastruktur, andererseits über neuartige Angebote wie Quality as a Service. Eine weitere Option ist WaaS – Warranty-as-a-Service, im Sinne von Gewährleistungsmanagement als Cloud-basierter Lösung. So bleiben Investitionen und Ressourceneinsatz auf Herstellerseite in einem überschaubaren Rahmen. Sprechen Sie mit unseren Experten, welche Variante für Sie die richtige ist.

Was ist SAP Process Automation?

Unter dem Begriff SAP Process Automation fasst SAP eine Reihe von Lösungen zusammen, mit denen Anwender sich ständig wiederholende Prozesse automatisieren können. Das führt zu einer effizienteren Abarbeitung von Aufgaben und das bei gesteigerter Mitarbeiterzufriedenheit. Ein Vorteil: Dank visueller Tools auf Low-Code- und No-Code-Basis können auch Kollegen ohne Programmierkenntnisse tätig werden. Sie erstellen dann ganz einfach per Drag and Drop eine Automatisierungsregel, ein Formular oder einen Prozessablauf, um mehr Freiraum für wirklich wichtige Tätigkeiten zu haben.

SAP Process Automation – die wichtigsten Tools

Beim Einsatz von SAP Process Automation stehen vor allem zwei Tools im Mittelpunkt. Beide laufen auf der Business Technology Platform und nutzen integrierte KI-Kapazitäten, von deren Vorteilen alle Nutzer direkt profitieren können – auch wenn ihnen gerade kein Data Scientist zur Seite steht. Zudem gibt es im SAP Process Automation Store ein breites Repertoire an bereits bestehenden Vorlagen, die das Erstellen neuer Regeln und Prozesse noch einfacher machen. Dazu gehören mehrere Hundert branchenspezifische Bots, Workflows und Komponenten, die mit SAP und Drittanbieter-Software interagieren.

Effiziente Arbeitsabläufe mit SAP Workflows

Das gesamte SAP-Ökosystem fußt auf standardisierten Prozessen, die lösungs-, abteilungs- und anwenderübergreifend miteinander verzahnt sind. Dabei ist die Reihenfolge der einzelnen Schritte in den meisten Fällen genau festgelegt, und bestimmte Freigaben und Genehmigungen sind Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf. Das heißt auch: Je umfassender die Zahl der beteiligten Instanzen ist, umso komplexer gestaltet sich der Prozessdurchlauf.

Mit SAP Workflows können Unternehmen Arbeitsvorgänge und geschäftsrelevante Prozesse in SAP erweitern sowie eigene Abläufe definieren, anpassen und kontinuierlich verbessern. Mithilfe des Process-Editors, einem intuitiven No-Code-Visualisierungstool, lassen sich die entsprechenden Vorgänge und die involvierten Geschäftsbereiche übersichtlich darstellen. Anschließend können Verzweigungen, Automatisierungen, sekundäre Workflows oder Content aus einer Bibliothek hinzugefügt werden, um die Abhängigkeiten und erforderlichen Freigaben berücksichtigen zu können. Umfasst der Standardprozess fest definierte Anträge oder andere Dokumente, kommt der Form-Editor zum Einsatz. Mit ihm können Anwender aus Text, Zahlen und Datumsfeldern, Dropdown-Menüs oder Auswahlboxen ganz einfach entsprechende Formulare zusammenstellen.

SAP Workflows – ein Beispielszenario

Die Vorteile von SAP Workflows lassen sich am besten an einem Prozess aufzeigen, an dem viele verschiedene Personen beteiligt sind. Nehmen wir zum Beispiel das Onboarding eines neuen Mitarbeiters, angefangen vom ersten Arbeitstag bis zum Ende der Probezeit. Hier gibt es verschiedene Phasen, die wiederum aus mehreren parallel zu erledigenden Aufgaben bestehen und deren chronologische Reihenfolge und Abhängigkeiten in SAP Workflows abgebildet werden können.

Angestoßen wird der Workflow nach der Vertragsunterzeichnung mit einem Formular, das neben dem Namen des neuen Kollegen auch die Adresse, das Startdatum und den Namen des Vorgesetzten enthält. Der erste Aufgabenblock umfasst das Einrichten des neuen Arbeitsplatzes. Das heißt, IT und Office Manager bekommen eine Benachrichtigung, damit vor dem ersten Arbeitstag vom Schreibtisch über Equipment bis hin zu E-Mail und anderen Accounts alles bereitsteht. Erst wenn das erledigt ist, können die nächsten im Tool abgebildeten Prozesse angegangen werden. Dann übernimmt der Vorgesetzte im nächsten Schritt die Einführung, bespricht die Zielsetzung und die geplanten Projekte. Nach dem Ende der Probezeit erfolgt eine Fortschrittskontrolle durch den HR-Assistenten und – im Falle eines positiven Ergebnisses – das Ende des Onboarding-Prozesses.

Einfache Datenpflege mit SAP iRPA

Ein großer Teil der täglichen Arbeit mit SAP besteht aus Stammdatenpflege. Es geht beispielsweise darum, Datensätze mithilfe von Informationen aus Drittsystemen zu erstellen und zu pflegen. Das sind häufig simple Kopiervorgänge, bei denen der Anwender Informationen zwischen Dokumenten und Anwendungen hin- und herschiebt. Eine langweilige, aber notwendige Aufgabe, die sehr viel Zeit in Anspruch nimmt und aufgrund ihrer Monotonie auch fehleranfällig ist.

Hier kommt SAP iRPA ins Spiel. Mit diesem SAP Process Automation Tool für Robotic Process Automation (RPA) können Anwender ganz einfach nach dem Drag-and-Drop-Prinzip Bots konfigurieren, die diese Aufgaben auf Ebene der Benutzeroberfläche automatisch selbst übernehmen. Dann öffnet der Bot beispielsweise ein Mailprogramm, erstellt und versendet eine Mail und schließt die Anwendung dann wieder. Der User wird über den Vorgang informiert, muss aber sonst nichts weiter tun – es sei denn, seine ausdrückliche Genehmigung wurde im RPA-Prozess zur Bedingung gemacht. Integrierte KI-Technologie sorgt dafür, dass bestimmte Zahlen, Texte und Begriffe in Dokumenten erkannt und richtig zugeordnet werden.

SAP iRPA – ein Beispielszenario

Gehen wir von folgendem immer wiederkehrenden Szenario aus: Die Rechnung eines Lieferanten kommt per Mail in Outlook an. Damit sie beglichen werden kann, sind die auf dem Dokument vermerkten Informationen (zum Beispiel Rechnungsnummer, Auftragsnummer, Bestellnummer und Betrag) ins SAP-System zu übertragen. Denn erst, wenn der Rechnungseingang dort mit den schon vermerkten Abläufen in Beziehung gesetzt ist, kann der Standardprozess mit der Bezahlung des Dienstleisters abgeschlossen werden.

Um dieses Übertragen nicht zeitaufwendig per Hand durchführen zu müssen, stellt das SAP Process Automation Tool eine Komponente für einen spezialisierten Bot zur Verfügung. Dieser erkennt den Anhang der Mail in Outlook als Rechnung, bestimmt, extrahiert und validiert mithilfe eines KI-Modells alle relevanten Werte und Daten und hinterlegt sie automatisch in SAP. Darüber hinaus lässt sich der Bot mit SAP iRPA so programmieren, dass er nach dem Hinterlegen im SAP-System direkt einen Workflow anstößt und so mit SAP Workflow gleich ein weiteres Tool von SAP Process Automation nutzt.

 Prozessautomatisierung leicht gemacht

SAP Process Automation bietet Unternehmen einen leichten Einstieg in eine effizientere Steuerung von Prozessen in SAP-Anwendungen. Gleichzeitig läutet SAP Process Automation den Einstieg in das Zeitalter der Citizen-Developer ein. Hier soll das Business in die Entwicklung von IT-Lösungen stärker mit eingebunden werden. Doch nicht jeder Standardprozess eignet sich für die teils sehr individuellen Anforderungen von Unternehmen. Unsere Experten unterstützen Sie dabei, langweilige und redundante Abläufe zu automatisieren – und Ihren Mitarbeitern so Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zu verschaffen.

Dreamteam Microsoft Power Platform und SAP

Die Microsoft Power Platform ist eine Lösungs-Suite, mit der Unternehmen ihre Businessprozesse verbessern und effizienter gestalten können. Schlüssel dieser Optimierung ist die Integration von geschäftskritischen Abläufen, beispielsweise von SAP-Prozessen, über Ökosysteme hinweg. Diese Verknüpfung und die damit zusammenhängende Datenintegration erfolgt mithilfe bestimmter Konnektoren, die entweder direkt von Microsoft bereitgestellt werden, oder – durch einen versierten Dienstleister – entwickelt werden können. Können die unterschiedlichen Systeme dann miteinander kommunizieren, ist das die Voraussetzung für das Kernziel dieser Integration: eine reibungslose Interaktion mit businessrelevanten SAP-Anwendungen im Arbeitsalltag.

Die Komponenten der Microsoft Power Platform und Ihre Funktionen

Die Microsoft Power Platform besteht insgesamt aus vier Komponenten, die in verschiedenen Bereichen und für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden:

Power Apps

Mit Power Apps können Mitarbeiter über kleine, zweckmäßige Anwendungen einfach mit anderen Softwarelösungen wie SAP interagieren. Der Low Code-Ansatz ermöglicht es auch Anwendern ohne umfassende Programmierkenntnisse, schnell eigene Lösungen zu entwickeln.

Power Automate

Über Power Automate lassen sich spezielle SAP-Businessprozesse über Plattform-Grenzen hinweg automatisieren. Hierbei stehen Anwendern zwei grundlegend verschiedene Automatisierungstechnologien zur Verfügung: eine für Automatisierungen in einer Cloud-Umgebung (IPaaS) und eine Variante für Robotic Process Automation (RPA) auf Client-Ebene.

Power BI

Power BI ist ein Analytics-Tool, über das sich Daten aus verschiedenen Systemen, beispielsweise SAP, aufbereiten und visualisieren lassen. Diese Aufbereitung und Analyse des erweiterten Datenpools mit entsprechenden statistischen Modellen sowie deren Visualisierung durch Reports und Dashboards fördern neue Erkenntnisse zutage. Diese sind dann wiederum Basis für bessere, informierte Entscheidungen.

Power Virtual Agents

Mit Power Virtual Agents lassen sich Chatbots erstellen, die es Anwendern beispielsweise erleichtern, über eine bekannte Benutzeroberfläche (z. B. Microsoft Teams) unkompliziert auf relevante Daten aus dem SAP-Backend zuzugreifen. Diese Unterstützung verbessert das Nutzererlebnis und steigert die Effizienz im Umgang mit unternehmenskritischen SAP-Systemen.

Arbeiten in gewohnter Umgebung – ein Beispielszenario für Power Apps

Ein Mitarbeiter möchte in SAP einen Fertigungsauftrag anlegen. Arbeitet er täglich im SAP-System, ist das für ihn ein Routinejob. Er weiß ganz genau, wo er welche Eingaben machen muss. Anders sieht es bei den Kollegen aus, die nur ab und zu mit der SAP GUI zu tun haben. Sie wissen nicht auf Anhieb, was genau zu tun ist und müssen sich im Zweifelsfall erst noch einmal die entsprechenden Dokumentationen und Anleitungen durchlesen. Noch dazu müssen sie sich vorher eventuell umständlich über ein VPN einloggen, um überhaupt Zugriff auf das SAP-Backend zu bekommen. Das kostet Zeit und sorgt häufig für Frustration.

Hier kommen die Power Apps ins Spiel: Mit dieser Technologie lässt sich eine Anwendung erstellen, über die der gesamte Prozess auf einer einheitlichen, individuell konfigurierbaren Benutzeroberfläche abgewickelt werden kann. Vom Zusammenstellen der Daten über interne Freigaben bis zum Übertragen der Informationen in das SAP-System und die entsprechenden Bestätigungen: Alles erfolgt nerven- und ressourcenschonend über ein gewohntes und intuitiv bedienbares Frontend.

Rechnung begleichen leicht gemacht – ein Beispielszenario für Power Automate

Die Rechnung eines Lieferanten trifft via E-Mail ein. Bevor die Rechnung beglichen werden kann, müssen zunächst zahlreiche Standardprozesse in SAP ablaufen. Diese reichen von der Erfassung der Rechnung durch manuelle Eingabe entsprechender Kennzahlen im System über die Zuordnung zu einem bestimmten Vorgang bis hin zur eventuell nötigen Freigabe des dafür vorgesehenen Budgets.

Schneller und einfacher geht es mit einer Automatisierungslösung auf Basis von Power Automate. Hier kommen die erwähnten Konnektoren ins Spiel, die eine direkte Integration verschiedener SAP- und Microsoft-Lösungen ermöglichen: Das Eintreffen der Rechnungs-E-Mail in Exchange Online ist der Trigger für Power Automate, welches das angehängte PDF erfasst. Entsprechende KI-Komponenten erkennen das Dokument als Rechnung, und die Lösung überträgt die entsprechenden Kennzahlen automatisch in SAP. Weitere Schritte wie eine Bestätigung oder die Freigabe durch Budgetverantwortliche werden über automatisch generierte Nachrichten angestoßen.

Weniger Ausschuss und mehr Qualität – ein Beispielszenario für Power BI

Ein Fertigungsunternehmen bemerkt starke Schwankungen hinsichtlich Produktqualität und Ausschuss. Als zentrales ERP-System nutzt es SAP, im Shopfloor wird für die Maschinensteuerung zudem ein Manufacturing Execution System (MES) eines anderen Anbieters verwendet. Darüber hinaus sammeln zahlreiche Sensoren wichtige Produktions- und Umgebungsdaten wie Temperatur, Druck oder Materialbeschaffenheit, die in der Azure Cloud zusammenlaufen.

Daten gibt es also genug. Doch erst, wenn die Informationssilos der verschiedenen Quellen in einer zentralen Lösung wie Power BI zusammengeführt, die Daten aufbereitet und mithilfe entsprechender Statistikmodelle ausgewertet werden, ergibt sich ein lückenloses Gesamtbild. Dann zeigt sich möglicherweise schnell, dass eine vorher nicht bemerkte Temperaturschwankung – beispielsweise durch eine nicht geschlossene Tür – für einen rapiden Abfall der Produktionsqualität verantwortlich ist. In diesem Fall lässt sich schnell eine Gegenmaßnahme einleiten und Abhilfe schaffen, was Produktqualität und Anlageneffizienz signifikant steigert.

Der digitale Kollege – ein Beispielszenario für Power Virtual Agents

Ein Anwender will aktuelle Informationen zu einem in SAP hinterlegten Produkt. Ist er nicht täglich im SAP-System unterwegs und mit den entsprechenden Standardprozessen vertraut, kann dieses „schnelle Abrufen“ mitunter viel Zeit in Anspruch nehmen und alles andere als „schnell“ sein.

Abhilfe leistet ein mit Power Virtual Agents erstellter Chatbot. Dank der Verknüpfung der Microsoft Power Platform mit SAP und der entsprechenden Datenintegration kann der „digitale Helfer“ auf das SAP-Backend zugreifen und dafür ganz einfach kontaktiert werden, beispielsweise via Teams. Dann reicht eine kurze Nachricht im Chat wie „Items“, um den Dialog anzustoßen. Anhand entsprechender Nachfragen und Spezifikationen – zum Beispiel der Produkt-ID – werden die gewünschten Informationen für Produkt XY direkt in Teams angezeigt, ohne ein vorheriges Log-in im SAP-System. Und das ist nur ein Beispiel. Je nach Konfiguration mit Power Virtual Agents unterstützt der „Kollege“ bei unterschiedlichsten Vorgängen – von Bestellungen über Preis-Updates bis hin zur Rechnungsstellung.

Holen Sie das Maximum aus SAP und der Microsoft Power Platform

Die Integration der Microsoft Power Platform mit SAP verbessert die Steuerung und Effizienz businesskritischer Prozesse und vereinfacht den Umgang mit dem unternehmensweiten „ERP-Rückgrat“. Doch manche Abläufe und Funktionen sind so individuell, dass sich nicht jeder Standard und jedes Template 1:1 darauf anwenden lässt. Deshalb: Sprechen sie mit unseren Experten. Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine Lösung und stellen sicher, dass sie alle Vorteile aus der Kombination von Microsoft Power Platform und SAP optimal nutzen können.

Integration von SAP und Microsoft als Treiber der digitalen Transformation

Als ERP-Rückgrat ist SAP die zentrale Plattform, auf der alle wertschöpfenden Prozesse zusammenlaufen – egal, ob noch eine ältere SAP ERP-Lösung oder schon S/4HANA im Einsatz ist. In dieser Funktion soll und muss das SAP-Backend ein Digitalisierungstreiber im Unternehmen sein. Denn wer die hier festgelegten Prozesse digital optimiert, kann die Effizienz sämtlicher Abläufe in der Supply Chain nachhaltig steigern.

Doch diese Modernisierung hat nur Aussicht auf Erfolg, wenn es gelingt, alte Silostrukturen aufzubrechen und zu überwinden. Ein Beispiel dafür sind die Microsoft- und SAP-Lösungen in Unternehmen. Viele setzen beide Ökosysteme ein, um Business-Prozesse abzubilden und zu steuern – allerdings bisher meist nur „nebeneinander“.

In einem digital denkenden Unternehmen sollten Prozesse aber Ende-zu-Ende gedacht und umgesetzt werden. Damit das auch IT-seitig funktioniert, muss die Integration genutzter SAP- und Microsoft-Technologien in Angriff genommen und müssen alle beteiligten Lösungen miteinander verzahnt werden. Erst dann stellen sich die Vorteile einer digitalisierten Arbeitsumgebung ein.

Nahtlose End-to-End-Unterstützung relevanter Business-Prozesse

Ein wesentlicher Vorteil der Integration von SAP und Microsoft ist die Möglichkeit, Business-Prozesse präziser und unkomplizierter abbilden und steuern zu können. Das gilt für interne als auch für externe, also Endkunden-relevante Abläufe. Hier ist die Integration unter Umständen sogar Basis neuer Produkte und Services.

Interne Prozesse

Oft nutzen Mitarbeiter Microsoft-Lösungen wie Teams oder Outlook als zentrale Arbeitsumgebung. Häufig machen sie hier schon von der Möglichkeit Gebrauch, Daten und/oder Funktionen aus Backend-Systemen wie SAP in die Benutzeroberflächen zu integrieren. Ein wesentlich größerer Vorteil ergibt sich allerdings, wenn Prozesse identifiziert werden können, die sich End to End automatisieren lassen, beispielsweise durch eine Kombination von Microsoft 365, Power Automate und SAP S/4HANA Cloud.

Dazu ein Beispiel: Eine E-Mail mit relevanten Daten und Inhalten für das SAP-System trifft in einem Exchange-Online-Postfach ein. Ohne Benutzerinteraktion lassen sich nun die relevanten Informationen via Power Automate extrahieren und automatisch in das betreffende SAP-Backend transferieren. Das spart Zeit, die in wertschöpfende Aufgaben investiert werden kann.

Externe Prozesse

Auch bei Prozessen mit externen Stakeholdern wie Kunden oder Dienstleistern eröffnet die Integration von SAP mit der Microsoft Cloud große Vorteile. So lassen sich beispielsweise über die Microsoft Power Platform Lösungen entwickeln, die relevante SAP-Daten mit einem auf den Endnutzer zugeschnittenen und intuitiven Interface verknüpfen. Das bedeutet im Ergebnis: neue, digitale Produkte und Services für den Kunden – und damit neue Umsatzmodelle.

Auch dazu ein Beispiel: Wer seinen Kunden ein entsprechendes Power Apps-Portal zur Verfügung stellt, gibt ihnen die Möglichkeit, genau einzusehen, bis wann ein Produkt geliefert wird. Statt zeitaufwendiger Kommunikation mit dem Dienstleister bekommt er die Informationen direkt online aus dem dahinterliegenden SAP-System.

Einsatz neuer Technologien

Gerade beim Betrieb von SAP in der Cloud steht Unternehmen eine Vielzahl an innovativen Cloud-Diensten zur Verfügung, die erst durch eine Integration ihr volles Potenzial entfalten. Werden SAP-Daten mit IoT- und KI-Services zu Komplettlösungen kombiniert, ergeben sich im Idealfall neue Erkenntnisse, die die Wertschöpfung eines Unternehmens optimieren und Abläufe effizienter gestalten.

Das funktioniert aber nur, wenn zwischen Erhebung, Auswertung und dem Umsetzen der Erkenntnisse keine Brüche entstehen. Der Einsatz muss also in einer integrierten Umgebung stattfinden, in der alle beteiligten Systeme direkt miteinander kommunizieren und ineinandergreifen.

Rohdaten etwa, die im Shopfloor via Sensor erhoben werden, bringen erst dann einen Vorteil, wenn sie beispielsweise mithilfe der SAP Business Technology Platform (BTP) zusammengefasst und (vor)verarbeitet werden. Anschließend kommt möglicherweise Microsoft Power BI oder Azure Synapse Analytics zum Einsatz. So werden aus Informationen Erkenntnisse, die sich im Anschluss wieder zurück ins SAP-System spielen lassen – für effizienzsteigernde Maßnahmen mit direkter Auswirkung auf die betroffenen Geschäftsprozesse.

Employee Empowerment durch freie Tool-Auswahl

Ein oft unterschätzter Faktor im Hinblick auf die Mitarbeiterzufriedenheit ist die einfache Abwicklung interner Prozesse in SAP, die nicht direkt das Geschäft mit dem Kunden betreffen. Wer seinen Mitarbeitern an dieser Stelle erlaubt, mit der Benutzeroberfläche zu arbeiten, auf der sich der User auskennt und wohlfühlt, sorgt für eine zufriedene Belegschaft und stellt sicher, dass weniger Zeit für die Bedienung interner Prozesse aufgewendet werden muss.

Wer beispielsweise für seine Reisekostenabrechnung ein SAP-System verwendet, muss zunächst oft einige Hürden nehmen, etwa die Aktivierung eines VPN, die Einarbeitung in den Prozess und die Identifikation der richtigen Stammdaten. Viele Kollegen arbeiten äußerst selten direkt in der nativen SAP-Benutzeroberfläche und müssen sich daher jedes Mal erneut zurechtfinden. Dauert das zu lange, ist das VPN aufgrund eines Time-outs eventuell schon wieder unterbrochen und der Prozess muss komplett neu gestartet werden. So stellt sich schnell Frustration ein.

Ist stattdessen das SAP-Backend in das gewohnte Microsoft-Frontend – und damit in die sowieso geöffnete Anwendung – integriert, kann der Mitarbeiter die Abrechnung bequem über Teams regeln, oder er nutzt einen im Intranet integrierten Chat-Bot, der mit Power Virtual Agents als Teil der Microsoft Power Platform entwickelt wurde und ihn durch die benötigten Schritte führt. Das alles funktioniert dann ohne einen Extra-Login im SAP-System – und spart Zeit und Nerven.

Nutzen Sie die Vorteile einer Integration von SAP und Microsoft

Die oben genannten Vorteile geben nur einen ersten kurzen Eindruck davon, wie die Integration der Technologie-Welten von SAP und Microsoft mehr Effizienz, Flexibilität und Innovation in komplexe Unternehmensprozesse bringt. Es gibt noch unzählige weitere Beispiele, die illustrieren, wie diese Verknüpfung eine erfolgreiche digitale Transformation auf allen Unternehmensebenen vorantreibt. Wie genau Sie in Ihrem Unternehmen dieses Potenzial ausschöpfen können, erklären wir Ihnen gerne. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt mit unseren Experten auf.